Меню
Главная - Другое - Служебка на оплату образец

Служебка на оплату образец

Служебка на оплату образец

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Журналист 29 апреля 2020 Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил. Содержание Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.

Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге. Взяться за ручку стоит, если:

  1. кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  2. были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  3. необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  4. необходимо отправить кого-то в командировку;
  5. требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  6. появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  7. любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме. Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

  1. сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  2. предложение о дополнительном премировании;
  3. сообщение о направлении в командировку;
  4. запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  5. информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям .

То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

  1. дата, подпись и обязательно должность автора.
  2. название документа;
  3. текст — что необходимо сообщить руководству;
  4. наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

На картинке — продольное размещение реквизитов.

И оба варианта — правильные. Есть и третий вариант. Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели. Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей.

Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса. Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант.

Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма. Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов. Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору ООО «Домострой» Семину И.Г. от начальника отдела продаж ООО «Домострой» Настиной И.А. Служебная записка 05.04.2019 № 4 г. Санкт-Петербург Об увеличении премиального вознаграждения Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза.

Санкт-Петербург Об увеличении премиального вознаграждения Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза.

В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А. Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины.

Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение. Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя.
Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя.

Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде. В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4.

Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются.

Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении. Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.
Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — ) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия. Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах).

Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде.

Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел. Правовые документы Журналист В 2004 г. окончила факультет журналистики МолдГУ по специальности «Журналистика и наука общения».

В 2003-2011 работала в известных молдавских социально-политических изданиях. После переезда в РФ, с 2014 г. сотрудничаю с российской онлайн-прессой Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её.

БУХГАЛТЕРУ: ЛЕНТА КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию? Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 октября 2012 г.Е.В.

Орлова, директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо» Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий.
Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий. На самом же деле они используются не только для этого.

Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать.

Прежде всего, все записки — это информационно-справочные документы для оперативного управления.

С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением).

Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению.

Но написать их совсем непросто.

Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах.

Попробуем их сформулировать сами. Для наглядности покажем основные отличия в таблице. Характеристики Докладная записка Служебная записка Объяснительная записка Суть записки

  1. информирует о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе;
  2. содержит выводы и предложения составителя
  1. информирует о необходимости решения оперативных вопросов.

    При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;

  2. содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, разъяснение, просьбу, предложение

Объясняет причины какого-либо события, факта, поступка, происшествия, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений, отступлений от установленных правил работы, возникновения внештатных ситуаций (авария, ДТП, кража и пр.). При желании письменные объяснения, которые требуется составлять для наложения на работника дисциплинарного взыскания, также могут быть оформлены как объяснительные записки, ; Направленность Обращение к руководству:

  1. от руководителя отдела к руководителю компании;
  2. от работника к руководителю отдела;
  3. от руководителя филиала к руководителю головного подразделения

Переписка между руководителями или работниками одного уровня управления, не подчиненными друг другу по должности, по вопросам, входящим в их компетенцию Объяснение (пояснение) нижестоящего должностного лица вышестоящему Виды записок по назначению

  1. чисто информативные;
  2. инициирующие принятие решения;
  3. отчетные
  1. описывающие какое-либо событие
  2. объясняющие действия конкретного работника (подразделения);

Структура I раздел — изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для ее написания; II раздел — при необходимости — анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы; III раздел — описание конкретных выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять I раздел — изложение фактов, послуживших поводом к ее написанию; II раздел — описание причин, объясняющих сложившуюся ситуацию. Не содержит выводов и предложений Виды записок по степени доступности

  1. открытый документ;
  2. конфиденциальный документ

Примеры записок Предложение о премировании конкретного работника Информация в службу охраны о необходимости пропуска в здание работников, которые будут работать в выходной день Объяснение в производственно-технический отдел о причинах перерасхода основных материалов против производственных норм (приложение к форме № М-29) В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходов, например:

  1. объяснительная записка может пригодиться:
  2. для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометра, .

    На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показаний;

  3. служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременно;
  1. для получения вычета по НДФЛ на ребенка, если с прежнего места работы нет справки 2-НДФЛ. Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычеты;
  2. для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск.

    Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документы.

Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документа. Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа.

Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней. Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так.

Утверждена приказом по ООО «Альфа» от 27.12.2011 № 123 .

4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные) . 4.10.4. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:

  1. адресат — ф. и. о. и должность лица, кому адресована записка (в дательном падеже);
  2. заголовок к тексту, который должен начинаться предлогом «О» или «Об»;
  3. дата документа — дата подписания (арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год);
  4. отметка о наличии приложения (если оно есть), например: «Приложение: в 1 экз. на 3 л.»;
  5. наименование структурного подразделения — составителя записки;
  6. подпись составителя (должность составителя; личная подпись и ее расшифровка (ф. и. о.)).
  7. наименование вида документа — докладная, служебная или объяснительная записка;

4.10.5.

Текст пишется от первого лица в единственном числе. В тексте записки не должно быть приветствий и завершающих пожеланий.

Рекомендуется заканчивать текст словами «Считаю.

(необходимым, целесообразным и т. д.)», «Предлагаю.», «Прошу. (выделить, направить и т.

п. или сделать необходимые выводы)». 4.10.6. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях № 15, 16, 17 к Инструкции. Когда сотруднику понадобится написать записку, дайте ему готовый бланк, а лучше образец.

Приведем примеры оформления разных записок.

Бухгалтерия Генеральному директору ООО «Альфа» И.И. Стасову Начальнику отдела кадров С.В.

Климовой Причины, указанные в объяснительной, признать неуважительными.

Применить дисциплинарное взыскание в форме замечания к Т.И.

Богдановой Главному бухгалтеру А.Д.

Жаровой Принять меры к восстановлению ГТД

30.08.2012 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА от 30.08.2012 № 12 О причинах утраты оригинала ГТД Утрата 29.08.2012 оригинала ГТД на поставку по Контракту с Bonduelle, France, от 20.04.2012 № 0007/5 партии зеленого горошка (Таможенный пост Гатчинский) произошла при ксерокопировании этого документа. Офисный копир не предназначен для автоматического копирования документов малой плотности бумаги.

Оригинал ГТД, имеющий плотность кальки, автоматически копировался в комплекте с другими документами, имеющими более высокую плотность бумаги. В результате произошло замятие и зажатие оригинала ГТД между валиками копира.

При попытке его извлечь документ был разорван на мелкие, невосполнимые и нечитаемые части. Бухгалтер Т.И. Богданова С документом ознакомлены: Начальник отдела кадров С.В. Климова 30.08.2012 Главный бухгалтер А.Д.

Жарова 30.08.2012 Бухгалтерия Начальнику технического отдела А.П. Носову СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 13.08.2012 № 25 О представлении показателей для премирования Прошу представить в срок до 16.08.2012 показатели, предусмотренные п.

4.5 Положения о премировании ООО «Альфа», для расчета премии специалистам технического отдела. Главный бухгалтер А.Д. Жарова С документом ознакомлен: Начальник технического отдела А.П.

Носов 13.08.2012 Бухгалтерия Генеральному директору ООО «Альфа» И.И.

Стасову Начальнику отдела кадров С.В.

Климовой Подготовить проект приказа об отзыве из отпуска Жаровой А.Д. с ее согласия 26.09.2012 ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА от 26.09.2012 № 28 О необходимости отзыва из отпуска Жаровой А.Д.

В настоящее время проводится аудиторская проверка нашей компании по срочному спецзаданию наших учредителей. В ходе работы появилась необходимость в разъяснениях структуры дебиторской задолженности по импортным контрактам с китайскими компаниями.

Поскольку учет этих контрактов ведет лично главный бухгалтер Жарова А.Д., только она обладает нужной информацией.

В связи с этим прошу отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Жарову А.Д.

Заместитель главного бухгалтера Н.В. Потапова С документом ознакомлен: Начальник отдела кадров С.В.

Климова 26.09.2012 *** При написании записок помните, что они должны быть краткими (учитывая занятость адресата) и понятными.

И если вы установите правила их оформления, то любой работник с этим легко справится. Понравилась ли вам статья?

  1. Аргументы неубедительны
  2. Тема не актуальна
  3. Почему оценка снижена?
  4. Другое
  5. Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  6. Статья появилась слишком поздно
  7. Нужно больше примеров
  8. Нет ответа по поставленные вопросы
  9. Ничего нового не нашел
  10. Есть ошибки
  11. Слишком много слов

Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

  1. я подписчик электронного журнала
  2. хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
  3. я не подписчик, но хочу им стать
  • , № 7
  • , № 9
  • , № 1
  • , № 2, № 2
  • , № 4
  • , № 3, № 3
  • , № 21, № 21
  • , № 17
  • , № 16, № 16
  • , № 18
  • , № 4
  • , № 13, № 13
  • , № 10
  • , № 9
  • , № 13

Образец написания служебной записки с примерами

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка.

Служебная записка — вид деловой корреспонденции более популярна на больших производствах, где много подразделений, соответственно огромное количество работников. Смысл в том, что этот документ служит некой коммуникацией в системе контроля работы организации.

В маленьких фирмах он чаще всего является докладной о каких-то событиях, на которые требуется реакция руководства.Меню статьи

  1. 2 Кто составляет служебную записку
  2. 6 Бланки для скачивания
  3. 5 Инструкция по написанию служебной записки
  4. 1 Что такое служебная записка
  5. 3 Виды служебных записок
  6. 4 Как правильно пишется служебная записка

Что такое служебная запискаСлужебная записка образец – форма внутреннего документооборота компании, что призвана передать информацию от одного подразделения или сотрудника к другому с целью быстрого разрешения производственных конфликтов или усовершенствования рабочих процессов.Данный документ позволяет в сжатые сроки проинформировать руководство о появлении некой проблемы или ситуации, внести предложение об их разрешении.

Помимо этого, он ответственность работника в ситуации с решением рабочих моментов.Кто составляет служебную запискуКак писать образец служебной записки, должен знать каждый работник предприятия. Ее составляют руководителям, возможно также на имя других работников в рамках их компетентности.

То есть, если даже рядовой подчиненный может быть задействован в решении возникшей ситуации, согласно которой составлен документ, то письмо адресуется ему.Виды служебных записок Письма касательно рабочих вопросов бывают разного характера, а также имеют разную цель.

Поэтому видов таких документов очень много. Согласно виду можно понять, как пишется образец служебной записки.Основные из них:

  1. О направлении в командировку;
  2. О выплате премий.
  3. Запрос о предоставлении информации;
  4. Докладная о нарушениях при исполнении должностных обязанностей;

Важно: указанный вид документа составляется по всевозможным рабочим процессам либо вопросам.Как правильно пишется служебная запискаСамое главное, документ должен быть краток. Только факты: суть ситуации, пути ее разрешения.

Примечательно, что текст образца служебной записки – это всего лишь 5-7 строчек.Никакой унифицированной согласованной формы для правильного написания документа не существует. Ее пишут абсолютно в свободном варианте.Правильность оформления образца служебной записки состоит в том, чтобы донести суть возникшего вопроса до компетентных специалистов для дальнейшего ее решения.

Такая докладная еще и показывает, что работник, написавший ее, смог заметить сложности, тем самым продемонстрировав себя очень ответственным работником.

При конфликтах либо спорах внутри предприятия правильно составленный документ поможет определить виновников.Также такие письма часто сопровождают расходную деятельность предприятия: при покупке техники, оплате транспорта, начислении премиальных. Поскольку речь идет о деньгах фирмы, докладные необходимо беречь по примеру других документов первичной важности. Они могут понадобиться при проверке налоговиками.Строгой формы, как писать образец служебных записок, нет.

Каждый пишет ее согласно своему усмотрению.

Но фирма может подготовить свой шаблон. Подпись того, кто пишет, на ней обязательна.

Сам же документ можно составить от руки, либо напечатать.