Меню
Главная - Трудовое право - Порядок оформления личных дел уволенных в архив

Порядок оформления личных дел уволенных в архив

Порядок оформления личных дел уволенных в архив

Хранение личных дел уволенных сотрудников


Содержание

  • Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Личные дела уволенных сотрудников». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Сроки хранения документов регламентированы приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и составляют от 3 до 75 лет в зависимости от документов. Поэтому для хранения личных дел следует выделить небольшое помещение (если в компании много сотрудников) или отдельный шкаф, запирающийся на замок.

    Закона № 125-ФЗ, не делают принципиального акцента на том, по какой причине сотрудник выбыл из организации – уволен, ушёл сам, умер и др. Отсюда делаем вывод, что хранение личных дел уволенных сотрудников подчиняется общим срокам.

    Но практика показывает, что гораздо проще вести учет всех сотрудников вне зависимости от занимаемой ими должности, так как этот пакет документов — упорядоченный источник сведений о каждом специалисте, доступный в любое время. Так и поступают в большинстве компаний, ведь в личном деле хранятся все копии документов работника, приказов и иные важные бумаги. По истечении назначенного срока личные дела утилизируются, если экспертная комиссия не распорядилась его продлить.

    На вопрос «что такое дело?» отвечает подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв.

    Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст. В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку.

    Эти сведения помогают следить за изменениями конфиденциальных данных.

    Всё это необходимо для отслеживания сведений о доходах и собственностью государственных сотрудников. Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно. Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:

    1. материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.);
    2. руководители и их заместители;
    3. ведущие специалисты;
    4. работники с перспективой повышения в должности и др.
  • По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.

    Как учитывать и сколько хранить личное дело уволенного работника? А отличается ли срок хранения для дела руководителя? Для госов немного не так. Пока человек работает, его бумаги с персональными данными лежат в отделе кадров, после увольнения их переместят в отдельный шкаф (для уволенных) и будут там держать еще 10 лет.

    И только по истечению десятилетия эти документы будут переданы в архив, где срок хранения личных дел уволенных сотрудников будет определяться понятиями вечности (75 лет — почти что вечность).

    В случае если личные дела каждого уво­ленного работника подшиты отдельно, вам необ­ходимо нумеровать каждое дело самостоятельно. Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

    . Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Личные дела хранятся в сейфах или в специальных запирающихся шкафах.

    Располагают их в алфавитном порядке (в небольших организациях) или по порядку номеров. При переходе работника в другую организацию личное дело остается на прежнем месте, за работником оно не передается. Для того чтобы поиск сведений о сотруднике был удобнее, в личное дело вкладывается опись личного дела сотрудника с перечнем всех документов (номер документа, его наименование).

    Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков. Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Знак PRO означает, что компания пользуется одним из платных пакетов услуг Deal.by с расширенными функциональными возможностями.

    Условия хранения документов Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее — Инструкция) устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности.

    Из действующего законодательства не так-то просто понять, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников. Но в нашем обзоре мы находим все ответы.

    Личное дело состоит из титульного листа (обложки) и документов, которые содержат необходимые сведения о человеке и о его трудовой деятельности.

    Для работодателей, в отличие от государственных органов, порядок формирования личных дел сотрудников не предусмотрен и не является обязательным в связи с тем, что ведение кадрового учета персонала коммерческих организаций регламентируется нормативной документацией, а не на законодательном уровне. Архивация личных дел уволенных сотрудников производится работниками из отдела кадров, специально уполномоченных на это приказом руководителя организации (даже в кадрах не все могут готовить дела к архивации). Оформление обложки: сверху пишется название компании, по центру – заголовок

    «Личное дело Иванова Ивана Ивановича, уволенного в 2018 году»

    .

    Если в период работы происходила смена фамилии, это нужно отразить, указав старую в скобках.

    Чуть ниже проставляются даты личного дела, совпадающие с датами распоряжений о приеме и об увольнении. Хранение личных дел должно быть организованно, в первую очередь, для сохранности документов, содержащих конфиденциальные сведения о сотрудниках и для удобства поиска личных дел.

    Поэтому для хранения личных дел следует выделить небольшое помещение (если в компании много сотрудников) или отдельный шкаф, запирающийся на замок. Личные дела уволенных работников хранятся в архиве, но копии документов можно выдать на руки работникам в последний день их нахождения на рабочем месте. Таким образом, компания больше не будет ответственна за сохранение личных данных сотрудника и уменьшит размер архива.

    Срок хранения личных дел работников обычно не превышает 75 лет, для руководителей он может быть увеличен. Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.

    Временные интервалы, на протяжении которых документы должны быть доступны пользователям, регламентируются на законодательном уровне.

    Сроки хранения личных дел уволенных работников равны 75 годам.

    Если до истечения этого периода предприятие прекратит свою деятельность, документы должны быть переданы в государственный архив. Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя.

    Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

    Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Согласно действующему законодательству личные дела уволенных работников обязаны хранить только государственные учреждения.

    Обеспечение архивной информации коммерческие организации производят по собственной инициативе, что облегчает дальнейшую работу при необходимости подтвердить трудовой стаж для пенсии или получить иные документы. Для госслужащих регламентируют такую обязанность:

    1. Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
    2. Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

    Личные дела уволенных сотрудников могут храниться только при наличии годовой описи.

    В определенный год кадровик составляет список уволенных сотрудников и проставляет на обложке дел год прекращения трудовых отношений.

    Организация обязана систематически описывать документы по личному составу, обеспечивать их сохранность и учет. Копирование материалов сайта запрещено. Все материалы, любая текстовая информация, графическая или видео, а так же структура сайта и оформление страниц, защищены российским и международным законодательством.
    Все материалы, любая текстовая информация, графическая или видео, а так же структура сайта и оформление страниц, защищены российским и международным законодательством.

    Увольнение сотрудников в современных реалиях – уже рутинная процедура.

    Люди приходят и уходят, а вот их досье никуда не деваются и остаются в компании, и статус их хранения переходит из текущего в архивный. Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.

    Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи. Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

    Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:

    1. согласие на обработку персональных данных;
    2. договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
    3. трудовой договор (экземпляр работодателя);
    4. справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
    5. заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
    6. договор о материальной ответственности и т. д.
    7. копию приказа о приеме на работу;
    8. копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;

    В период работы досье пополняют:

    1. докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.
    2. дополнительные соглашения к трудовому договору;
    3. аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
    4. копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
    5. копии документов о повышении квалификации;

    При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.

    Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. Такое досье — документ длительного хранения.

    Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.). Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

    Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д. Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п.

    16

    «Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела»

    , утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609). В отношении других категорий работников (коммерческие, бюджетные организации) обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением (ч.

    2 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

    То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения. Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать.

    Форма журнала не регламентирована. Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной.

    Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений (персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.) и приобщение поступающих документов к личным делам (заявлений, приказов, распоряжений и т. д.). Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок.

    Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые.

    Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы (сейфы).

    Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет). Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА.

    В нем необходимо зафиксировать правила и сроки выдачи документов работникам и сторонним организациям. Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя.

    Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи.

    Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня.

    По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости.

    Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов.

    Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу.

    Сторонним организациям дело выдается только с разрешения руководителя организации при поступлении официального запроса, в котором обязательно должна быть указана цель получения информации. В случае принятия положительного решения по запросу дополнительно оформляется акт в 2-х экземплярах, которые подписываются руководителями обеих сторон и заверяются печатями. Один экземпляр акта остается в организации, второй направляется вместе с делом.

    В акте указывается срок, на который выдается личное дело, цель его выдачи, количество листов и т.

    д. Стоит отметить, что согласно ФЗ от 27.07.2006 № 152, персональные данные могут быть переданы третьей стороне только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

    Все факты выдачи личных дел фиксируются в соответствующем журнале либо на каждое дело заводится контрольная карточка, в которой отражается данная информация, и карточка-заместитель, которая ставится взамен дела. После увольнения сотрудников на предприятии в отделе кадров должны знать, как правильно и в течение какого времени следует сохранять документы.

    Организуют процесс хранения личных дел рабочих, покинувших организацию, не по их фамилии, имени, отчеству, а по порядку согласно датам составления приказов.

    Далее их аккуратно сшивают за год по номерам, прикладывают опись и передают в архив личных дел уволенных работников с распределением по годам.

    Дела для передачи документов в архив формируют по наименованиям в разные папки. Сделать это нужно правильно. В одной папке можно хранить данные на отпуска, а во второй должны находиться документы на увольнения.

    Отдельно сотрудник кадровой службы укладывает основания для переводов и награждений. Но складывать и сшивать документы для формирования архива уволенных сотрудников нужно в последовательном порядке.

    Хранить полагается не менее 75 лет. В процессе архивации документы подразделяют с учётом нормативных сроков хранения. После завершения каждого года необходимо сшивать все приказы и заархивировать личные карточки работников, уволенных с предприятия. Затем документы опечатывают и представляют архивариусу.

    Затем документы опечатывают и представляют архивариусу.

    За неимением картотеки можно запереть папки в несгораемый шкаф. Документы уволенных сотрудников следует хранить отдельно от работающих.

    Юридические лица, обычные граждане и государственные служащие обязаны обеспечивать целостность сведений о ранее работающих сотрудниках за определённый период. Представители компаний и граждане вправе запрашивать информацию для получения доступа к обращению в архив личных дел сокращённых работников. Сотрудники кадровой службы безвозмездно выдают справки и копии документов для предъявления в пенсионный фонд, органы социальной защиты населения для получения льгот.

    Имеющиеся данные также используют в роли вещественных доказательств. Затем изъятые ранее документы отдают владельцу. Порядок сбора информации о работниках строго регламентирован.

    В состав документации должны входить:

    1. ИНН, страховое свидетельство.
    2. Характеристики на сотрудника.
    3. Трудовой договор.
    4. Приказы о переводе, отпусках и командировках.
    5. Личный листок отдела кадров.
    6. Анкета и резюме.

    Необходимо знать, как хранить личные дела уволенных сотрудников.

    Так, личную карточку работника, созданную по принципу досье, в кадровой политике компании оставляют до конца рабочего года.

    В течение трёх лет после ухода из организации документы проходят архивно-техническую обработку. После этого их передают в архив учреждения.

    Хранить документы в архиве можно, если имеется годовая опись. Отдел кадров собирает список работников, ушедших с предприятия за определённое время.

    На обложке каждого дела ставится дата увольнения.

    По инструкции сдать в архив можно только подлинники документов.

    Ксерокопии разрешается оставлять в виде приложений к приказам на приём, увольнение или перемещение. Хранить личные карточки рабочих следует по правилам:

    1. В отделе кадров можно хранить карточки сотрудников, работающих по настоящее время.
    2. Карточки на бывших работников ведутся на бумаге.

    3. Их складывают в папки с дальнейшей нумерацией и прошивкой.
    4. Все личные карточки уволенных из организации служащих кадровик сдаёт в архив и хранит их по датам, а внутри дат распределяет по алфавиту.
    5. На обложке любой созданной папки ставятся номера и число имеющихся в ней дел.

    Хранение организовывают в специальных шкафах, чтобы уберечь от воздействия огня и влаги. Законодательством установлено время, за которое документы положено сохранять.

    Главные правила утверждены ещё в феврале 2002 года Коллегией Росархива.

    Правила создания архивного фонда на бумаги с периодом хранения менее десяти лет не распространяются. Личные дела уволенных граждан хранят следующим образом:

    1. Заявления на замещения сохраняют 3 года.
    2. Анкеты — не менее 12 месяцев.
    3. Списки работников — также 75 лет.
    4. Трудовые договоры, карточки и личные дела сберегают 75 лет.

    5. Акты учёта трудовых книжек — 36 месяцев.
    6. Выписки из отчётов — 75 лет.
    7. Данные о приёме и перемещении — 5 лет.
    8. Информативные данные о тарифах и окладах — 10 лет.

    Дела уволенных работников передают в архив. Оформление их происходит после окончания года.

    В зависимости от времени хранения и ценности документов дела можно оформить полностью или по упрощённой схеме. Документы руководителей, управляющих и лиц, имеющих степени и награды, хранятся бессрочно, тогда как личные карточки уволенных работников, не занимающих руководящих должностей, хранятся 75 лет. В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям.

    Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений. Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения.

    Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже. В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т.

    д. Под ведением понимается:

    1. периодическая проверка состояния дел;
    2. приобщение поступающих материалов и их изъятие;
    3. закрытие и подготовка к передаче в архив и т.
    4. своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
    5. ведение внутренней описи;
    6. выдача материалов дела, заверение копий;

    Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом. Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152).

    Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом. Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел).

    В данный список, как правило, включаются:

    1. руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
    2. другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.
    3. сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
    4. руководитель организации и его штатные заместители;
    5. руководитель и работники отдела кадров;
    6. руководитель и работники юридической службы;

    Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу. В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери.

    Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения. В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.

    Видео (кликните для воспроизведения). Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации. Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище.
    Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище.

    Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.

    Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела сотрудников? ЛД — это документы длительного хранения (дела, заведенные после 2003 года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет (ст.

    22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125)), поэтому в случае увольнения работника они подлежат тщательной проверке и закрытию.

    Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола. Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения? Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия (для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет).

    Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников. Если в организации имеется помещение для хранения архивных дел, то они временно перемещаются туда. Если специально оборудованного помещения нет, то располагаются либо на отдельной полке в хранилище, либо в другом сейфе.

    При работе с ЛД необходимо помнить, что это одновременно работа с ПД, которые, в свою очередь, относятся к информации конфиденциального характера и имеют ограничения по их сбору, обработке, хранению и распространению. За нарушение положений законодательства по защите ПД предусмотрена дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность (ст. 90 ТК РФ, ФЗ от 27.07.2006 № 152).

    Кроме того, с 01.07.2017 вступили в силу изменения в КоАП РФ (ФЗ от 07.02.2017 № 13), которые в основном коснулись ст. 13.11. Данным ФЗ был расширен перечень оснований, по которым работодателя можно привлечь к ответственности, и увеличены размеры штрафов за нарушения в области обеспечения защиты ПД. Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб (ФЗ от 27.07.2004 № 79; ФЗ от 02.03.2007 № 25; Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640; Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 и др.).

    Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации (управляющей компании). Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет.

    Необходимо помнить, что личное дело — это персональные данные работника. Соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152).

    Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка.

    На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О. сотрудника, даты начала и окончания ведения, количество листов, срок хранения. Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке.

    Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом:

    1. анкета (если ведется);
    2. заверенные соответствующим образом копии документов: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета (приписного удостоверения) и т. д (вообще, какие копии хранить и зачем, определяет работодатель сам, но обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, так сказано в статье 5 Закона о персональных данных).
    3. заявление о приеме на работу (по закону, оно вообще не требуется, но некоторые работодатели по старинке просят своих работников писать такие заявления);
    4. копия приказа о приеме на работу (оригинал, как правило, хранят отдельно в номенклатурной папке);
    5. второй экземпляр трудового договора;

    В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами (копиями) о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др. Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу. В ней также фиксируется информация об изъятии либо замене каких-либо документов.

    Опись составляется по установленной форме, которая приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

    Вместе с увольнением сотрудника его личное дело закрывается. Для этого необходимо произвести проверку его оформления: сверить наличие и расположение внесенных в опись материалов, нумерацию листов. По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле (цифрами и прописью), листы самой описи учитывают отдельно.

    Далее составить лист-заверитель (приложение 9 к Правилам).

    Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем. Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт. Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает.

    Затем папка подшивается и пломбируется. На титульном листе проставляется дата закрытия и срок хранения.

    Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника (удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет), их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения. В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах. Это могут быть металлические шкафы (сейфы) или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации.

    Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале.

    Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т. д. Персональные дела уволенных подлежат сдаче в архив по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет хранения по последнему месту службы. При этом нужно учитывать, если личное дело заведено после 2003 года, то срок его хранения будет составлять 50 лет, если ранее — срок хранения 75 лет (ст.

    22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). В случае приобщения к нему материалов с различными сроками хранения, все дело хранится по максимальному сроку.

    Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом.

    Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным.

    Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке?

    Какие документы могут храниться в личных делах?

    Удивительно, но факт! Например, код фирмы, которая направила дело для сберегания, код государственного архива, его название. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Ответы на эти вопросы вы найдете в статье. Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих.
    Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации.

    Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

    Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

    При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Как правило, личные дела заводятся: Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы. В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике.

    В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.

    Удивительно, но факт! Заявления об увольнении и о переводе так же формируются с начала года — в отдельном номенклатурном деле. Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы: Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

    При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.

    Состав личного дела Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела. Удивительно, но факт! Личное дело уволенного сотрудника, сформированное по принципу досье, остается в кадровой службе организации до конца календарного года.

    Так, в состав личного дела рекомендуем включить: Обычно в личное дело помещают фотографию работника 4 x 6 или 3 x 4 см , причем рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет. Статьи по теме Какие сроки хранение личных дел установлены нормативными актами и от чего зависит срок, расскажем в статье.

    Скачайте образцы документов и полезные таблицы со сроками хранения. Деятельность организаций всех форм собственности сопровождается и подтверждается документами. Кадровый учет ведут все предприятия, где используется наемный труд, подтверждаемый трудовыми договорами.

    Документы по личному составу подшиваются в именную папку — “Личное дело”. Закон обязывает вести личные дела только в отношении военнослужащих и сотрудников, состоящих на государственной и муниципальной службе. Коммерческие предприятия вправе сами решать, будут ли личные дела включены в кадровую политику организации.

    Личное дело — удобная форма кадрового учета, ее используют почти все предприятия, независимо от формы собственности.

    Личное дело создается при трудоустройстве нового сотрудника. Впоследствии личное дело пополняется документами, которые сопровождают трудовую деятельность работника в компании. После того, как трудовой договор с работником расторгнут, работодатель обязан хранить его личное дело.

    Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения, зависит от:

    1. того, относится ли должность работника к категории “руководитель”.
    2. даты окончания производства по делу,

    Например, срок хранения личного дела руководителя организации не имеет давности. Досье руководителей, независимо от формы собственности возглавляемых ими предприятий, хранятся постоянно. Срок хранения личных дел работников определяется в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, далее — Перечень №558.

    Регламент утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

    На все вопросы, касающиеся формирования, ведения и хранения личных дел сотрудников вам ответят эксперты “Системы Кадры”.

    Узнайте о том, из каких документов формируется личное дело и как не получить крупный штраф. До того, как сотрудник будет уволен, его личное дело находится “в работе”. В папку подшиваются все документы, относящиеся к его трудовой деятельности, в том числе:

    1. дополнительные соглашения;
    2. служебные и докладные записки от непосредственного руководителя;
    3. заявления и объяснительные записки;
    4. копии приказов о награждениях, переводах и перемещениях;
    5. медицинские заключения и справки, подтверждающие факт прохождения обязательных осмотров;
    6. акты приема-передачи личных дел служащих, переводимых на другую работу и пр.
    7. материалы оценочных и аттестационных мероприятий;

    Руководитель обязан не только организовать хранение личных дел сотрудников в отделе кадров, но и обеспечить сохранность документов.

    Оперативное хранение личных дел осуществляется в соответствии требованиями, которые установлены:

    1. Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Росархива от 06.02.2002.
    2. ФЗ 22.10.2004 №125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”.

    Как хранить личные дела уволенных сотрудников, работодатель определяет сам в соответствии с требованиями законодательства и устанавливает регламент внутренним нормативным актом.

    После ухода работника его личное дело передается для дальнейшего хранения в архив предприятия. Личные дела уволенных сотрудников имеют личные сроки хранения.

    Сроки определяют по Перечню № 558 и обязательно указывают на обложке досье. Оно, хоть и формируется из разных документов, классифицируется как одна единица хранения. В общем случае все бумаги, подшитые в папку, имеют единый срок хранения.

    Если архивного подразделения в организации нет, первое время хранение личных дел уволенных сотрудников продолжает кадровая служба.

    Сотрудники службы подготавливают дела и передают их в государственный или муниципальный архив.

    В таблице показано, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников, в соответствии со строкой 656 Перечня № 558. Таблица. Срок хранения личных дел уволенных работников Законченные делопроизводством до 1 января 2003 года Законченные делопроизводством после 1 января 2003 года Скомплектованные в органах государственной, муниципальной властей и организациях-источниках комплектования госархивов75 лет со дня создания (утилизируются по акту проведения экспертизы ценности) 50 лет со дня создания (утилизируются по акту проведения экспертизы ценности)Скомплектованные в государственных и муниципальных архивах, переданные на хранение из ликвидированных организаций всех форм собственности 75 лет с даты поступления(утилизируются по акту проведения экспертизы ценности) 50 лет с даты поступления(утилизируются по акту проведения экспертизы ценности) Сформированные в иных организациях75 лет с даты создания 50 лет с даты созданияСкомплектованные в организациях всех форм собственности Важно!

    Личные дела, сформированные в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся 75 лет. Независимо от даты создания. Отсчет срока хранения личных дел работников, уволенных из организации, начинается с 1 января года, следующего за тем, когда дело было закрыто. Если сотрудник был уволен в 2018 году, исчисление срока хранения дела начните с 1 января 2020 года.

    Независимо от того, в каком месяце был расторгнут трудовой договор.

    Перечнем № 558 оговорен ряд документов, имеющих постоянный срок хранения, несмотря на то, что подшиты в папки, имеющие срок хранения 50 или 75 лет.

    В таблице приведены документы, включаемые в личные дела рядовых государственных гражданских и муниципальных служащих, имеющие постоянный срок хранения. Таблица. Документы, которые хранятся постоянно № строки Перечня №558 Протоколы заседаний конкурсных комиссий, рассматривающих вопрос замещения или избрания на должность, включения в кадровый резерв, а также прилагаемые к ним справки, характеристики и пр. Протоколы заседаний комиссий по урегулированию конфликтных ситуаций или по вопросам соблюдения требований к служебному поведениюОбъяснительные и служебные записки, протоколы и заявления о фактах склонения служащего к нарушению антикоррупционного законодательства Объяснительные и служебные записки, заключения о служебных проверкахПредставления, характеристики, протоколы о представлении к награждению — государственным и ведомственным премиям, званиям, наградам Важно!

    Оценочные листы, анкеты, вопросники и тесты, которыми определялась профессиональная компетенция сотрудника, имеют постоянный срок хранения (стр.

    701 Перечня). Видео (кликните для воспроизведения). Срок хранения личных дел работников зависит от даты окончания дела и уровня должности.

    Ряд документов, включаемых в личное дело с ограниченным сроком хранения, должны храниться постоянно. Карточки образца Т-2 относятся к документам с большим сроком хранения. Любая информация в них заносится на основании подлинных документов.

    Окончательная запись будет сделана в день приказа об увольнении сотрудника.

  • Шубина, Е.Р. Испанско-русский юридический словарь / Е.Р. Шубина, Т.А. Алексеева. — М.: СПб: Юридический центр Пресс, 2018.

    — 484 c.

  • Чашин, А. Н. Лишение водительских прав.

    Как автовладельцу выиграть судебный процесс / А.Н. Чашин. — М.: Дело и сервис, 2017.

    — 969 c.

  • Репин, В.С. Настольная книга нотариуса (теория и практика); М.: Юрилическая литература, 2013. — 288 c.
  • Оценка 5 проголосовавших: 1 Имею высшее образование по специальности: юрист по финансово-правовому профилю.

    Мой стаж работы в юридической компании составляет 12 лет. Очень рад Вас видеть на своем сайте! ПОДЕЛИТЬСЯ

    Что делать с личным делом сотрудника после увольнения — сроки хранения

    20.12.2019 Трудовое законодательство не требует обязательного ведения личных дел работников.

    Однако на практике работодатели часто их заводят с целью систематизации, обобщения и упорядочивания информации о сотруднике.Личное дело — это удобно, все документы, касающиеся работника собраны в одной папке.

    При увольнении сотрудника возникает разумный вопрос, что делать с личным делом, нужно ли его хранить, а если нужно, то сколько лет? Точных стандартов поведения с делами уволенных граждан нет, поэтому у организаций, как правило, возникают сложности.СОДЕРЖАНИЕ:Личное дело представляет собой свод документации о конкретном работнике. Информация может касаться трудовой деятельности, любых перемещениях, сотрудника.

    Обычно включают приказы, заявления и прочие документы, которые связаны с человеком напрямую. Дополнительно составляется опись, в которой перечисляются все бумаги, входящие в папку.Информация носит персональный характер, поэтому нужно обеспечить неразглашение этих данных и защиту в соответствии и .По ТК РФ нет обязательства по ведению личных дел всеми организациями на всех сотрудников.Бюджетные предприятия, как правило, заводят их на всех сотрудников в соответствии с , Указы Президента РФ , .Коммерческие организации решают вопрос о необходимости ведения самостоятельно, чаще всего оформляют подобные папки для руководящего персонала.Так как трудовое законодательство не предусматривает порядок и правила ведения личных дел для коммерческих предприятий, то данные моменты нужно прописать в локальных актах организаций. Заранее определяется, где личные дела будут храниться в течение трудовой деятельности работника, а также после увольнения сотрудников, сколько лет они будут находиться в архиве.Последние документ, который попадают в личное дело связаны с расторжением трудового договора — это заявление сотрудника, приказ об увольнении, на основании которого прекращается с сотрудником трудовые отношения, а также другие документы, состав которых зависит от оснований.До момента увольнения личные дела обычно находятся в кадровом отделе (подразделении по работе с персоналом).

    Когда человек перестает быть сотрудником организации, их нужно передать в архив для хранения.Так как личные дела содержат персональные данные граждан, то работодатель должен обеспечить их сохранность и неприкосновенность. Доступ к информации строго ограничен, перечень лиц утверждается приказом.Если работник увольняется, то работодателю следует провести процедуру закрытия личного дела.Процесс закрытия выполняется на дату прекращения трудового договора.Чтобы закрыть личное дело уволенного, следует выполнить следующие действия

    • Хранить до момент архивации, например, в отделе кадров (3 года для коммерческих организаций, 10 лет — для государственных).
    • Прошить дело и опломбировать.
    • Проставить на титульном листе отметку о дате закрытия.
    • Закрыть опись.
    • Проверить содержимое личного дела уволенного, убедиться, что вся документация, указанная в описи, содержится, проверить нумерацию.
    • По истечении указанного срока сдать в архив.
    • Вложить в конец личного дела отдельный лист-заверитель (в начале должна быть опись).

    Если у работодателя остались личные документы уволенного, за которыми он по какой-либо причине не обратился в день увольнения, то их следует также сохранить. Нужно положить их в плотный непрозрачный конверт и подшить его к закрытому делу.При увольнении работника в личное дело, при его наличии, вносятся последние документы, оформленные в связи с прекращением трудового договора.

    После этого личное дело закрывается.Согласно ст.22.1 Закона №125-ФЗ от 22.10.2004 документы по личному составу после увольнения трудящегося нужно хранить:

    1. 50 лет — если они заведены после 01.01.2003.
    2. 75 лет — если они заведены до 01.01.2003;

    Если в личном деле содержатся документы разного срока хранения, то хранить нужно на протяжении более длительного периода.Первые 3 года коммерческие предприятия могут хранить закрытые дела в отделе кадров, после этого их следует сдать в архивное помещение.

    Государственные учреждения должны хранить дела в отделе кадров 10 лет, далее передать в архив.По истечению 50 (или 75) лет личные дела подвергаются экспертизе ценности и по решению руководителя уничтожаются.Чтобы бумага могла находиться в сохранности такое продолжительное время, необходимо обеспечить оптимальные условия для хранения.До момента архивации личные дела уволенных сотрудников следует держать отдельно от работающих, например, в отдельном сейфе или на отдельной полке.Место хранения должно быть недоступным для широкого круга лиц.

    В помещение с архивом личных дел доступ строго ограничивается.

    Нужно обеспечить условия для невозможности хищения документов, их утери или порчи.Как правило, под указанные критерии подходят металлические шкафы, сейфы, закрывающиеся на замок. Хорошо, если помещение или сейф будет не только закрываться, но и пломбироваться. Это дополнительно повысит сохранность документации.Воздух должен быть достаточно сухим во избежание скорой порчи бумаги.

    Помещение не должно содержать пожароопасных элементов.Кроме должных условий хранения личных дел после увольнения, нужно также обеспечить порядок, систематизацию и учет в архиве. Папки могут располагаться по подразделения, по алфавиту, по номерам дел или иным признакам.

    В архиве должен содержаться документ с описью содержимого.Личные дела, поступающие в архив после увольнения работников, подлежат регистрации в журнале, после чего попадают на архивную полку в нужное место.Рекомендуем также посмотреть видео, где указаны особенности подготовки дел для передачи в архив.

    Информация в видео актуальна и на сегодняшний день:Личные дела уволенного персонала нужно хранить на протяжении 50 или 75 лет в зависимости от срока их издания.

    Необходимо серьезно отнестись к этому процессу, обеспечить сохранность и целостность документов.Если персональная информация, содержащаяся с документах дела, попадет третьим лицам, работодателю может грозить ответственность различного типа.