Меню
Главная - Трудовое право - Папка приказы о предоставление отпуска

Папка приказы о предоставление отпуска

Папка приказы о предоставление отпуска

Где должны храниться заявления и приказы на отпуск сотрудников: сроки хранения


› Статья акутальна на: Май 2021 г. По общему правилу, установленному в ст.

17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — закон № 125), документы по личному составу хранятся в зависимости от времени их создания:

  1. после этой даты — 50 лет.
  2. бумаги, законченные производством до 01.01.2003, — в течение 75 лет;

Заявления на отпуск относятся к документам по личному составу, т. к. в качестве документа-основания приобщаются к приказу на отпуск.

На основании ч. 3 ст. 6 закона № 125 утвержден перечень типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень).

 Так, п. 19 Перечня устанавливает, что документы, в том числе заявления, являющиеся приложением к приказу, должны храниться 5 или 75 лет в зависимости:Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)

  1. от вида отпуска;
  2. условий, в которых трудятся на предприятии.

Срок хранения заявления на ежегодный отпуск сотрудника тоже равен 5 годам. Исключение составляют заявления отдельных категорий работников. График отпусков не должен быть уничтожен ранее 1 года после окончания его действия.

Срок хранения заявлений на отпуск работников отдельных категорий составляет 75 лет. К таким категориям относятся работники, занятые в тяжелых, вредных, опасных условиях труда. ВАЖНО! Заявления от указанной категории сотрудников хранятся 75 лет вне зависимости от того, какой вид отпуска запрашивается и когда документ был закончен производством.

Также хранятся 75 лет заявления от всех работников:

  1. на декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком;
  2. отпуск без сохранения зарплаты.

Заявление на учебный отпуск подлежит хранению в течение 5 лет.

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом их окончания в делопроизводстве. Сроки хранения заявлений на предоставление отпуска зависят от того, включены они просто в состав документов по личному составу или являются частью личного дела.

Этот момент крайне важно выяснить для надлежащего применения пп.

656 и 665 Перечня, согласно которым документы, вошедшие в личное дело, хранятся 75 лет, а те, что не вошли, — 5 лет.

Понятие личного дела и его наполнение определены только для госслужащих. Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела, утв.

Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, устанавливает перечень обязательных к включению в состав личного дела документов, к которым заявления на предоставление отпуска не относятся (п.

16). Иным организациям необходимо самим решить, что включать в личное дело сотрудника. Учитывая вышеизложенное, работодателю следует быть внимательным и не допускать наложения сроков хранения отдельных видов документов. Например, при включении внутренним актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений на ежегодный отпуск, срок их хранения с установленных Перечнем 5 лет возрастает до 75 лет.
Например, при включении внутренним актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений на ежегодный отпуск, срок их хранения с установленных Перечнем 5 лет возрастает до 75 лет.

Хранение заявлений на отпуск должно быть организовано работодателем в соответствии с внутренними локальными актами, не противоречащими закону. Для кадровых отделов государственных структур разработаны специальные акты, регламентирующие организацию хранения внутренних документов.

Отметим, что, несмотря на разнообразие регламентирующих нормативно-правовых актов отдельных структур, их объединяет следующее:

  • Дифференцированность звеньев структур, применяющих соответствующий акт, для целей определения последующей сдачи документов в госархив на хранение.
  • Срок хранения заявлений един для всех и равняется указанному нами выше: 5 лет для заявлений на ежегодные и учебные отпуска, 75 лет для заявлений на все виды отпусков сотрудников, занятых в тяжелых, вредных и опасных условиях труда, декретных отпусков, отпусков по уходу за ребенком и без сохранения зарплаты.

К регулирующим документам, помимо прочего, относятся:

  1. приказ ФНС РФ от 15.02.2012 № ММВ-7-10/[email protected];
  2. приказ ФССП России от 30.01.2015 № 37.
  3. приказ Минфина РФ от 03.09.2014 № 276;

Отметим, что для акционерных обществ постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс установлен порядок и сроки хранения документов общества. Установлено, что хранение документов обеспечивает единоличный исполнительный орган по месту нахождения юрлица. Всем прочим организациям частной формы собственности предоставлена свобода в регламентировании порядка ведения и хранения кадровых документов с учетом требований Перечня.

Так, работодатель локальными актами (положением об архиве, положением о документообороте или иными) устанавливает внутренние правила и требования к сортировке и хранению кадровых документов. При решении вопроса, где хранить заявления на отпуск работников, необходимо обратиться к следующим документам: Указанные акты устанавливают требования к помещениям архивов, режиму хранения и уничтожения, а также обеспечению безопасности документов по личному составу.

Приказы по личному составу систематизируются в делах в порядке возрастания номеров и дат приказов в пределах календарного года. После оформления всех документов на хранение необходимо ежегодно выполнять комплекс мероприятий по хранению этих документов до истечения срока их хранения или ликвидации компании.

После оформления всех документов на хранение необходимо ежегодно выполнять комплекс мероприятий по хранению этих документов до истечения срока их хранения или ликвидации компании.

Если компания реорганизуется любым способом, за исключением преобразования, ее документы должны быть переданы одному из новых обществ (п. 9.7 Основных правил работы архивов организации). При этом отметим, что судьба документов нижних звеньев госорганизаций, если таковые не являются источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, в случае их ликвидации решается ликвидационной комиссией по согласованию с экспертно-проверочной комиссией госархива.

Обязанности работодателя хранить внутренние документы корреспондирует административная ответственность согласно ст. 5.27, 13.20 и 13.25. Кодекса РФ об административных правонарушениях. Отметим, что судебная практика исходит из того, что в данной категории дел неприменимо понятие малозначительности как основания для снижения размера ответственности или прекращения судебного разбирательства.

Как указано в постановлении Хабаровского крайсуда от 10.08.2018 по делу № 4А-450/2018, нарушение установленного государством порядка хранения, комплектования, учета и использования архивных документов имеет значительную степень общественной опасности. При этом угроза охраняемых общественных отношений заключается в пренебрежении ответственного лица к исполнению своих обязанностей. Судебная практика также содержит иной пример применения указанных норм административного законодательства.

Согласно постановлению Калужского облсуда от 29.09.2016 по делу № 4А-325/2016 при возникновении крайней необходимости и особом стечении обстоятельств (в рассматриваемом примере это неблагонадежность единоличного исполнительного органа) сохранность документов компании, в том числе архивных, может обеспечивать член совета директоров.

На основании приведенной в настоящей статье законодательной базы можно сделать вывод о скромном регулировании рассматриваемого вопроса в части негосударственных юридических лиц. Свобода работодателя в определении статуса заявлений на отпуск и правил их хранения приводит к отсутствию единообразия в правилах кадрового учета. Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности. К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений.

К этому виду относится командировка, увольнение с рабочего места, отдых. У приказа по личному составу имеется 2 срока, определяющие годы, в течение которых его можно хранить: 75 и 5 лет.

Важно! Законодатель обязывает фирму хранить документы в архиве предприятия.

Доступ к архиву должны иметь только уполномоченные на это лица, чтобы не произошло неправомерного распоряжения. ФЗ № 125 дает четкое определение тому, чем является архивный документ.

Он наделяет это понятие следующими характеристиками: нахождение на материальном носителе, данные, хранящиеся в архиве должны обладать общественно-государственной важностью. Приказы и заявления принято хранить в архиве фирмы.

Их могут добавлять к личному делу трудящегося или содержать в специальной папке. Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет. Что касается отпуска, то здесь законодательством предусмотрено несколько видов ситуаций.

75 лет будет содержаться официальная бумага на отдых, если она дает предоставление сотруднику на отдых без сохранения заработной платы, если она выдается с целью ухода за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 75 лет – это значительный период. В течение такого длительного срока фирма содержит в архиве лишь те документы, которые имеют существенное значение.

5 лет в архиве компании, где работает человек, будет лежать официальная бумага, касающаяся оплачиваемого отдыха.

Также будут наличествовать приказы, связанные с изменением срока отпуска и отзывом работника из него. Законодательство обязывает фирму устанавливать надлежащий контроль над хранением официальных бумаг. Чаще всего приказы и заявления содержатся в личном деле трудящегося.

Они также могут храниться в специальной папке. Законодательством четко определено место, где хранить официальные бумаги.

Этим местом является архив. Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет. Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.

Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение 5 лет, если предприятие не создает дела о каждом трудящемся в организации.

ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года и Постановление Правительства Российской Федерации обозначили перечень обязанностей, которые должны выполнять фирмы, чтобы обеспечить сохранность официальных бумаг. Ст. 3 ФЗ № 125 дает определение понятию «архивный документ». Согласно закону, архивным документом является информационный носитель, содержащий определенный набор данных и необходимый для хранения, так как он является значимым для общества.

Знание понятия архивного документа поможет лучше разобраться в тонкостях законодательства.

Сроки хранения приказов и заявлений на отдых могут варьироваться. В одних случаях срок составляет многое время – 75 лет, а в других – 5.

Документация, хранящаяся в организации, содержится либо в специальной папке, которая создается, основываясь на определенном принципе, либо в личном деле сотрудника предприятия. 75 лет хранятся заявления на отдых, если предприятием предоставляется отдых без сохранения заработной платы, если выдается отпуск, чтобы ухаживать за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 5 лет будут храниться документы, связанные с ежегодным оплачиваемым отпуском.

Заявления и приказы, касающиеся изменения срока и времени отпуска и отзыва из отпуска, также должны храниться в течение 5-летнего срока. Формирование личных дел, как правило, поручается кадровику или делопроизводителю.

Поскольку информация, которую приходится использовать в процессе работы, носит персональный характер, требования по защите персональных данных неукоснительно соблюдайте! Порядок оформления личных дел закрепляется на локальном уровне — приказом, распоряжением, специальной инструкцией или нормативным актом. Дополнительно работодатель устанавливает перечень документов, включаемых в состав личного дела, куда обычно входят:

  1. докладные и служебные записки;
  2. должностные инструкции;
  3. копии приказов по личному составу, имеющие отношение к работнику — о переводах, поощрениях, долгосрочных командировках, направлении на обучение, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
  4. характеристики и рекомендательные письма;
  5. внутренняя опись личного дела;
  6. анкеты, тесты, автобиография, заявление о приеме на работу и другие документы, полученные от работника на этапе собеседования;
  7. личные заявления и справки о состоянии здоровья;
  8. копии дипломов, аттестатов, лицензий, сертификатов и других документов о образовании, квалификации, специальных навыках и знаниях;
  9. трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  10. аттестационные листы и отзывы коллег о работнике;
  11. копии паспорта, ИНН, страхового свидетельства;
  12. личный листок (карточка) по учету кадров.
  13. акты и уведомления;

В целом же состав личного дела определяется особенностями взаимоотношений с конкретным сотрудником и характером порученной ему работы.

Например, в папку на работника, имеющего доступ к коммерческой или иной охраняемой законом тайне, подшивается соглашение о неразглашении конфиденциальных данных.

А в деле работающего инвалида хранятся копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности. Законодатель не унифицировал форму личного дела. Следовательно, каждая организация вправе самостоятельно решать, как должна выглядеть такая папка и какие документы в нее следует подшить.

Как правило, в основу ложится личный листок (карточка) по учету кадров, содержащий персональные и биографические сведения о сотруднике (дату рождения, ФИО, пол, семейное положение, профессия, уровень владения иностранными языками и т.д.). Это может быть как унифицированная форма Т-2, так и разработанный работодателем бланк.

Заполняет его сам работник после трудоустройства, подтверждая достоверность предоставленных сведений подписью с указанием даты. Сюда же вклеивается фото. Чтобы обновить сведения (например, в случае изменения семейного положения, получения ученого звания или повышения квалификационного уровня), составляется дополнение.
Сюда же вклеивается фото. Чтобы обновить сведения (например, в случае изменения семейного положения, получения ученого звания или повышения квалификационного уровня), составляется дополнение. О правилах работы с унифицированными бланками Т-2 читайте на портале «Кадровое дело»:

  1. Простые секреты личной карточки
  2. Личная карточка работника по форме №Т-2: порядок оформления
  3. Срок хранения личных карточек Т-2

Сформированное личное дело хранится в отделе кадров вплоть до увольнения сотрудника.

Доступ к папкам строго ограничивается.

После прекращения трудовых отношений, не позднее трех лет с момента увольнения, дело передается в архив.

Еще до передачи в самый конец папки помещается лист-заверитель с указанием количества листов, особенностях физического состояния и формирования тома, датой оформления и подписью ответственного должностного лица.

В помощь кадровику — полезное видео о том, как привести локальную документацию в порядок и утвердить недостающие формы для комфортной работы по учету кадров, и подборка готовых кадровых документов для скачивания:

  1. Обложка личного дела сотрудника
  2. Лист-заверитель личного дела
  3. Анкета из личного дела сотрудника
  4. Внутренняя опись личного дела сотрудника

У нас работает электромонтёр сутки через трое, с IV группой по электробезопасности до и…Вопрос Какой срок хранения приказов на отпуск без сохранения заработной платы? В гос.архиве на длительное хранение принимают только приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, совмещение).

Ответ Ответ на вопрос: Приказ о предоставлении отпуска за свой счет относится к приказам по личному составу. Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558). Инфо Сроки хранения документов Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз.4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558). Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т.п.), а также приказы о взысканиях.

Их нужно хранить только пять лет. Внимание Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст.

656 приказа № 558).

  1. Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье.

Итоги Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет. Здравствуйте, Алёна! Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были созданы.
№ 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были созданы.

Статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа

«Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел »

со сроком хранения 5 лет. Если заявления об отпуске сгруппированы в отдельное дело, то в соответствии с Перечнем, папку с заявлениями необходимо хранить 5 лет.Каждая фирма, осуществляющая предпринимательскую деятельность, обязана хранить заявления сотрудников, соблюдая срок хранения приказов и заявлений на отпуск, который устанавливается существующими нормативно-правовыми документами.

Это относится как к частным, так и к государственным организациям.

Сколько лет хранятся заявления на отпуск и приказы на отдых работников без сохранения заработной платы?

Законодательство предусматривает множество случаев, существует разделение на три основные категории документов:

  • Организационные.
  • Справочно-информационные.
  • Распорядительные. К ним относятся приказы, указания.

Общие правила Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности. К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений.Сколько хранятся заявления на отпуск ТК РФ;

  1. Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
  2. Как производится увольнение работницы?
  3. Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск
  4. Каковы сроки хранения внутренних документов компании?
  5. Приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526.
  6. Сколько хранятся заявления на отпуск
  7. Как проводится увольнение по соглашению сторон?
  8. Документальное оформление отпуска «за свой счет»
  9. Время пребывания в таком отпуске не включается в страховой стаж, который необходим для расчёта пенсий. Так как за этот период не выплачивается заработная плата, то и взносы в ПФР не делаются. Следовательно, пенсия «не растёт». Максимальный срок В законе не указан максимальный срок отпуска без сохранения заработной платы. Его продолжительность ограничивается возможностью работодателя отпустить данного сотрудника на тот или иной срок, и найти ему на это время подмену.Но не стоит забывать, что кроме ТК РФ есть и другие ФЗ, которые регулируют труд отдельных категорий работников.Так, например, в ч. 15 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и ч. 6 ст.Вопрос-ответ по теме
    • Как рассчитать период ежегодного отпуска после выхода сотрудницы из отпуска по уходу за ребенком ?
    • Каковы сроки хранения внутренних документов компании?
    • Как оформить приказ о хранении аптечки?
    • Как производится увольнение работницы?
    • Как проводится увольнение по соглашению сторон?

    Вопрос Сколько времени хранить заявления работников на однодневные отпуска без сохранения зар.платы, если приказы согласно делопроизводства составляются на отпуска три и более дней?

    Ответ Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. При этом, на практике заявления хранят либо в личном деле работника, либо в отдельной папке.Содержание:

    • 404
    • Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск
    • Образец заявления на отпуск за свой счет
    • Сколько хранятся заявления на отпуск
    • Документальное оформление отпуска «за свой счет»

    404 Внимание Срок подачи заявления в Вашем случае законодательством не установлен.

    Вы необходимо указать в заявлении дату начала отпуска и подать заявление перед началом отпуска. Работодатель в свою очередь обязан предоставить вам отпуск.

    Согласно ст. 136 ТК РФ, работодатель обязан оплатить отпуск не позднее, чем за три дня до его начала. Каждый приказ руководителя должен издаваться на каком-либо основании.

    В случае выпуска распоряжения на отпуск таким основанием является утвержденный график и личное заявление сотрудника.

    После тщательной проверки кадровиком корректности составленного графика составляется приказ на отпуск работника. Сроки хранения заявлений и приказов различаются в зависимости от вида предоставляемого отдыха и регламентируются следующими нормативно-правовыми актами:

  10. Если работник заболеет во время такого отпуска, то больничный ему не будет оплачиваться;
  11. Как рассчитать период ежегодного отпуска после выхода сотрудницы из отпуска по уходу за ребенком ?
  12. 404
  13. ФЗ №43 от 02.03.2016 «Об архивном деле».
  14. Образец заявления на отпуск за свой счет
  15. ФЗ №125 от 22.10.2004 представляет нормативно-правовую базу регулирования срока и правил хранения документов на предприятии.
  16. Как оформить приказ о хранении аптечки?

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам: Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно! Особые требования предъявляются к хранению документации юридических лиц:

  • Для ООО – ст. 12 и п. 1 ст. 50 №14-ФЗ – на основе данных статей деловые бумаги предприятия должны храниться, согласно утвержденному уставу компании.
  • Для АО – ст. 89 №208-ФЗ.

Согласно Приказу под номером 558, выпущенному Министерством культуры 25.08.2010, документы, связанные с отпуском сотрудника, относятся к категории «личный состав», и срок их нахождения в архиве составляет 5 лет.

К ним относятся деловые бумаги:

  1. о предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого и учебного (дополнительного) отпуска;
  2. о переносе или отзыве сотрудника из ежегодного отпуска.

Однако если в уставе компании имеются правила, согласно которым данные заявления и приказы включаются в личное дело работника, то срок хранения данных бумаг составляет 75 лет (ст.

656 Приказа №558) Также к ним относятся документы:

  1. о предоставлении отпусков без сохранения зарплаты;
  2. для работников с тяжелыми, специфическими условиями труда.
  3. о предоставлении отпусков по уходу за ребенком;

Целесообразно сохранять оба вида документов на протяжении максимального срока, предусмотренного законодательством, с целью избежания проблем с проверками. Непосредственные условия, в которых должны сохраняться приказы и заявления, не регламентируются конкретными правилами в законодательстве, помимо основ безопасности работы с документацией. Поэтому организация данной системы хранения реализуется максимально удобно для отдела кадров и руководства компании.

  • Важно знать, что тот или иной документ может потребоваться в любой момент для руководства или проверяющей структуры, поэтому лучше их разделить на отдельные папки в зависимости от сроков нахождения в архиве.
  • Во время регистрации распоряжения на отпуска нумеруются в хронологическом порядке способом, установленным в конкретной компании и наиболее удобным для кадровиков. Разработанная система регистрации может быть закреплена внутренним актом организации.
  • Все оригиналы документов, относящиеся к категории длительного хранения, подшивают в дела, после чего они готовы к передаче в архив. Предварительно каждое дело вносится в номенклатуру дел компании.
  • Документы больших объемов разделяются на несколько томов и сортируются по алфавиту, после чего распределяются в разные папки.
  • Сортировать бумаги в каждой папке лучше по определенным критериям: по году создания или по фамилиям сотрудников, которые были отправлены в отпуска.
  • Когда истекает срок хранения того или иного документа, экспертной комиссией проводится экспертиза ценности бумаг, после чего документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению на основании акта ЭК либо по приказу руководства.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам: Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Отличная статья 0 Помогла статья?

Оцените её

Оценок: 2

Загрузка.

Трудюрист.ру © 2018–2021 – Права работника и работодателя Перепечатка материалов разрешена только с указанием первоисточника «,»snd»:»»,»res_of»:»∞»,»res_to»:»∞»}]},{«how»:{«iterable»:{«direction»:»top_to_bottom»,»before_after»:»after»,»N»:»16″,»selector»:»p»,»search_all»:»false»}},»ID»:»5836″,»html»:[{«fst»:»»,»snd»:»

Сколько и где должны храниться заявления на отпуск

9 января 2021 Срок хранения заявлений работников на отпуск — пять лет. Содержание Сроки регулируются следующими нормативными актами:

  1. ;
  2. .
  3. ;

Эти акты устанавливают сроки хранения уведомлений о начале отпуска, иных кадровых и прочих бланков предприятия. Отдельным организациям (АО, медицинские учреждения, банковские организации и пр.) следует учитывать нормы отраслевого законодательства.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, . Используйте эти инструкции бесплатно. Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности.

Законом регламентированы сроки хранения приказов на отпуск ежегодный и другие его виды в зависимости от условий труда:

  1. пять лет для стандартных условий;
  2. пятьдесят — для вредных или опасных условий.

Кроме того:

  1. пятьдесят лет хранят заявления при их включении в состав личного дела;
  2. семьдесят пять — все заявления, написанные до 01.01.2003 и если они включены в личное дело работника.

Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был закончен делопроизводством (, ).

Включать их в личное дело или нет, вы вправе определить сами в локальном нормативном акте с учетом .

Различий в сроках хранения заявлений на отпуска без сохранения заработной платы (неоплачиваемые), на ежегодные и дополнительные нет — все эти документы хранят согласно общим правилам, указанным выше. Локальными нормативными актами (уставом, положением о хранении документов и пр.) определяют, где хранятся заявления сотрудников на отпуск: в архиве организации, на складе, в отдельных папках или в личном деле.

Архив формируют в отдельном кабинете или в кабинете отдела кадров. Обычно документы подшивают (если они не входят в состав личного дела), формируют папку заявлений работников за год и сдают в архив организации. Можно разграничить папки и определить, где хранить заявление на неоплачиваемый отпуск, по беременности и родам, на дополнительный и пр.

Их хранят столько же, сколько и заявления, в зависимости от категории работника, включения в состав личного дела и даты составления. При этом нет различий, сколько хранится приказ по дополнительному отпуску, по ежегодному и пр.

Если приказ составлен на стандартного сотрудника (не работающего во вредных или опасных условиях труда), документ не включен в состав личного дела и составлен после 01.01.2003, срок хранения составляет пять лет.

Требование о том, где хранятся приказы на отпуск сотрудников, содержат локальные нормативные акты.

Организация самостоятельно определяет место и способ хранения. Если сотрудников мало, необязательно подшивать папки ежегодно — сдавайте в архив подшитые папки за несколько лет. Эксперты КонсультантПлюс разобрали, .

Используйте эти инструкции бесплатно. Если организация нарушит требования о сроках, ее привлекут к административной ответственности.

предусматривает наказание для отдельных юридических лиц (АО, НПФ и пр.):

  1. штраф для организации — от 200 000 до 300 000 руб.
  2. должностное лицо накажут штрафом от 2500 до 5000 руб.;

Для таких организаций ведомственными актами и отраслевым законодательством установлены специальные правила документооборота, в связи с чем ответственность за их нарушение устанавливает отдельная норма.

предусматривает наказание за нарушение правил хранения архивных документов:

  1. должностное лицо накажут штрафом от 3000 до 5000 руб.;
  2. штраф для организации — от 5000 до 10000 руб.

Правовые документы Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её.

КАДРОВИКУ: СТАТЬИ КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Как оформить приказ о предоставлении отпуска работнику — пример

» » Автор Ольга Подзорова, эксперт сайта 28.04.2021 Предоставление работнику ежегодного оплачиваемого отпуска всегда сопровождается оформлением приказа по типовому бланку Т-6 или в свободной форме.

Издать распоряжение можно за 2 недели до первого отпускного дня с целью уведомить сотрудника о предстоящем отдыхе. Если человеку данная информация сообщается в отдельном письменном извещении, то приказ можно оформить непосредственно перед уходом сотрудника.

Трудовое законодательство не регламентируется точных сроков издания распоряжения о предоставлении ежегодного отпуска. содержит ограничения по уведомлению работника о предстоящем отдыхе за 2 недели до его начала. Если работодатель извещает будущего отпускника посредством ознакомления с приказом, то издать его нужно не позднее, чем за 2 недели.

Чаще всего именно этот вариант выбирается кадровиками. Если информацию об отпуске сотрудник получает в форме отдельного письменного уведомления, то приказ можно составить непосредственно перед началом, например, за 3 дня отдать распоряжение бухгалтерии рассчитать отпускные и выплатить их в установленный срок. Более поздняя выплата отпускных означает задержку и последующее начисление компенсации 1/150 ключевой ставки от выплаченной суммы за каждый просроченный день.

Если сотрудник планирует уволиться из организации сразу после окончания отдыха и подает заявление об отпуске с последующим увольнением, то работодателю нужно оформить приказ по . При предоставлении ежегодного отпуска точно в соответствии с утвержденным графиком основанием для составления приказа будет этот график.

Если отдых предоставляется по письменной просьбе работника в даты, отличные от запланированных, то основанием для оформления распоряжения выступает . Приказ можно традиционно составить с использованием унифицированной формы Т-6, в котором достаточно заполнить уже имеющиеся поля нужной информацией. Допускается разрабатывать свои распорядительные формы, закрепляя их в учетной политике.

Приказ должен содержать набор следующих реквизитов:

  1. для оформления ежегодного оплачиваемого отдыха в разделе А формы Т-6 указывается количество отпускных дней в календарном исчислении, а также дата их начала и окончания;
  2. раздел Б нужно заполнить, если к основной части отпуска добавляется дополнительный оплачиваемый или иной вид отдыха;
  3. название документа и заголовок, кратко отражающий суть распоряжения — о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска (типовая форма Т-6 уже содержит эти реквизиты);
  4. название компании работодателя (ФИО ИП);
  5. ФИО, табельный номер сотрудника, должность и подраделение, где он работает;
  6. раздел В формы Т-6 подводит итоги, при заполненном только разделе А достаточно перенести сведения из него, если заполнены и А, и Б, то нужно привести суммарные показатели по двум разделам;
  7. дата издания — за 2 недели, если с помощью данного распоряжения работник будет уведомлен о начале отдыха, или за любое количество дней, если извещение составляется отдельно;
  8. период, за который полагается отпуск — рабочий год;
  9. номер — согласно введенной нумерации;
  10. ознакомительная подпись сотрудника и дата — ставя ее, человек подтверждает, что уведомлен о сроках предоставления ему отпускного периода. Если приказ выступает уведомительным документом для исполнения обязательства по , то дата постановки подписи должна быть не позднее, чем за 14 календарных дней до первого дня отдыха.
  11. подпись руководителя;

Если распоряжение составляется в свободной форме, важно включить все перечисленные выше реквизиты в его содержание. Пример заполнения типового бланка Т-6: . .

Инструкция: оформляем приказ о предоставлении отпуска работнику

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Приказ о предоставлении отпуска работнику — это предусмотренный трудовым законодательством документ, оформление которого дает работнику возможность реализовать право на отдых.

30 мая 2020 Автор: Обязательные требования к оформлению не установлены трудовым законодательством, поэтому на предприятиях и в учреждениях бюджетной сферы распространены собственные инструкции, которые определяют порядок оформления кадровых документов и отчетности. В бюджетной сфере необходимо строго соблюдать процесс согласования документа.

Решение может относиться к компетенции вышестоящих руководителей, организаций и органов исполнительной власти, в соответствии со структурой компании или учреждения. Эти требования следует учитывать при составлении. Документ является основанием для внесения записи в личную карточку работника (унифицированная форма № Т-2), а также используется для расчета соответствующих выплат и учитывается при окончательном расчете при увольнении и налогах организации.

Оформляется в одном экземпляре, срок хранения в зависимости от вида — 5 или 75 лет (пп. «б» п. 19 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Они содержатся в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Хотя 01.01.2013 бланки, которые содержатся в альбомах, не являются обязательными, что подтвердит любой юрист, формы № Т-6 и № Т6а широко применяются: № Т-6 используется для одного работника, № Т-6а — для группы сотрудников. Никаких нововведений в трудовом законодательстве относительно оформления отдыха за последние годы не происходило.

Для создания собственных форм рекомендуется брать за основу унифицированный образец приказа на ежегодный оплачиваемый отпуск по форме Т-6. С учетом специфики предприятия или учреждения, его организационной структуры, большинство организаций утверждают свои собственные шаблоны универсального вида.

Собственные формы необходимы, например, для унифицирования распоряжений:

  • О продлении в связи с временной нетрудоспособностью (ст. 124 ТК РФ).
  • О переносе на другую дату и отзыв (ст. 124 и 125 ТК РФ).
  • Приказ на отпуск с последующим увольнением (ст. 127 ТК РФ).

Стандартный документ издается на фирменном бланке с указанием всех обязательных реквизитов и содержит следующие разделы:

  • Основная (содержательная) часть. Заполняется конкретными данными об отдыхе: должность, Ф.И.О. сотрудника, даты, периоды, основания.
  • Приложения.

    Обычно — основания, подтверждающие право (свидетельства, справки и другие).

  • Преамбула — краткое описание оснований оформления документа, например, ссылка на график, личное заявление, статью Трудового кодекса.
  • Подписи и необходимые согласования (визы). Содержит указание на должности уполномоченных лиц, визы согласующих лиц, подпись об ознакомлении сотрудника.

Расскажем подробнее, как оформить приказ на отпуск, на примере формы Т-6.

Шаг 1. Указать номер отпускного распорядительного документа и дату его формирования.

Шаг 2. Обозначить наименование учреждения, которое издает документ.

Шаг 3. После слов «Предоставить отпуск» указать Ф.И.О. сотрудника полностью. Шаг 4. В соответствующих строках зафиксировать название структурного подразделения и должность сотрудника. Шаг 5. В предусмотренной строке должен указываться рабочий период, за который работнику предоставляется отпуск.

Рабочий период — это продолжительность рабочего года конкретного человека. Шаг 6. Оформить строки А, Б, В в зависимости от того, какой вид отпуска оформляется. Шаг 7. В необходимом разделе (А, Б, В) следует указывать число календарных дней отдыха, а также конкретные даты его начала и окончания.

Если оформляются отпуска разных видов, в раздел В формы нужно внести данные об общей длительности всех отпусков.

При оформлении основного отпуска без дополнительного раздел Б не заполняется.

А вот образец приказа на отпуск без сохранения заработной платы требует оформления данного раздела. Шаг 8. Подписать документ об отпуске у руководителя учреждения.

Шаг 9. Ознакомить сотрудника с документом об отпуске письменно. При отказе работника ознакомиться письменно с бумагой по отпуску оформить акт. Ознакомить дистанционного сотрудника с информацией по отпуску можно через обмен документами в электронном виде с электронными подписями (ч.

4, 5 ст. 312 ТК РФ). Срок для оформления и издания документа по отпуску законодательно не установлен.

Вид Основания Правовые основания Ежегодный очередной оплачиваемый Утвержденный график или личное заявление работника Ст.

114, 115 ТК РФ Без сохранения заработной платы Личное заявление работника, подтверждающие документы (при наличии) Ст. 128 ТК РФ Отпуск по беременности и родам, по уходу за детьми (до 1,5, 3, 14 лет), усыновившим ребенка Лист нетрудоспособности установленной формы, личное заявление и свидетельство о рождении ребенка Ст.

255, 256, 257 ТК РФ Дополнительный (за ненормированный рабочий день, работникам определенных должностей, отраслей) График или личное заявление со ссылкой на основание Ст. 116-119 ТК РФ, коллективный договор, Постановления государственных исполнительных органов, субъектов Федерации, муниципальных образований и др. Учебный Справка-вызов от учебного заведения Ст.

173, 174, 176 ТК РФ Совместителя Справка с основного места работы Ст.

286 ТК РФ Образец Скачать Образец приказа на отпуск ежегодный, оплачиваемый (№ Т-6) Образец приказа на отпуск нескольким сотрудникам (№ Т-6а) Образец приказа на перенос отпуска Об авторе статьи Чурсина Татьяна Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Журнал регистрации приказов по личному составу — это обязательный документ, в который вносят информацию о каждом кадровом распоряжении.

Вести его можно на бумаге или электронно.

16 апреля 2020 Сотрудник может попросить работодателя заменить часть отпуска денежной выплатой.

Разберемся, как правильно оформить такую компенсацию.

15 января 2020 Рассказываем, как грамотно разработать положение о кадровом резерве бюджетной организации: какая структура должна быть у документа, какие разделы обязательно нужно включить. Образец прилагается. 14 января 2020 Устав общественной организации — это обязательный учредительный документ, в котором прописываются права и обязанности участников, условия приема и выхода из НКО.

11 октября 2020 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю ПОДПИСАТЬСЯ

Приказ на отпуск.

Бланк и образец заполнения по форме Т-6

36150 Отпуск работника необходимо оформлять в полном соответствии с принятыми стандартами, нормами.

Важно заполнить соответствующую форму для официального предоставления отпуска.

Ключевая официальная бумага, фиксирующая предоставление отпуска – специальная утверждённая и унифицированная форма Т-6. Данный приказ издаётся руководителем.

На местах распоряжениями занимаются уполномоченные должностные лица, например, начальник кадровой службы.

  1. Проверено экспертом
  2. Бесплатная загрузка
  3. Онлайн просмотр
  4. Бланк и образец

ФАЙЛЫ Обратим внимание на стандарты, в соответствии с которыми оформляются приказы на отпуск сотрудников.

По имеющемуся образцу следует оформлять все соответствующие документы. Сотрудник кадрового отдела, любое другое уполномоченное лицо заполняет форму приказа. Затем бланк обязательно передают на утверждение.

Чтобы документ был действительным, его заверяют подписью руководителя организации, подразделения. Важно! Когда приказ уже утверждён, сотрудник тоже ставит свою подпись.

Следует также внести информацию об отпуске в личную карточку сотрудника.

Данные вписывают на основе приказа.

Также в срок не позже трёх дней до первого дня отпуска нужно сделать выплаты, если они предусматриваются. Есть и перечень бумаг, прилагаемых к приказу.

Оформляются следующие официальные бумаги:

  1. , где он пишет о своём желании получить отпуск.
  2. ;
  3. ;

Запомните! Работник обязан оповестить о необходимости отпуска заблаговременно. Определён и конкретный срок: информация предоставляется сотрудником минимум за 15 дней до первого дня предполагаемого отпуска.

Учитываются календарные дни. Существуют ещё ряд документов, которые могут прилагаться к приказу по форме Т-6.

  1. Свидетельство о рождении ребёнка.
  2. Справка о смерти близкого родственника. Она нужна, если отдых предоставляется для организации похорон.
  3. Справка-вызов из учебного учреждения.
  4. Справка о стаже работы.
  5. Листок нетрудоспособности.

Сейчас мы подробно рассмотрим, как грамотно составить приказ.

В первую очередь указывается дата составления, нужно записать номер данного официального документа, внести наименование организации, подразделения. Начинают приказы с формулировки «предоставить отпуск».

Обозначается, кто именно отправляется отдыхать. В дательном падеже пишут фамилию, имя, отчество работника.

Например: Вахрушевой Марии Николаевне. Затем в соответствующих полях записывают название подразделения, должность, которую занимает сотрудник. Указывают его специальность, профессию.

Если использовать в качестве образца личную карточку работающего гражданина, все сведения будут максимально точными.

Потом нужно уделить внимание строчке, где обозначается конкретный рабочий период.

Заполнять строки А, Б, В следует в соответствии с тем, какого именно типа планируется отпуск.

У нас действует ТК РФ. По нему любой работник имеет возможность каждый год отдыхать, получая при этом денежную компенсацию, 28 календарных дней. Вопрос решается руководителем индивидуально, если сотрудник не успел отработать 12 месяцев.

Например, зачастую начальники готовы дать своим подчинённым оплачиваемый отдых, если они работали хотя бы 6 месяцев. Тогда это необходимо указать под литерой Б. У нас в примере — самый распространённый вариант — ежегодный основной оплачиваемый отпуск (литера А).

Потом остаётся подписать документ. Заверяют подписями приказ не только руководитель, но и сам сотрудник.

Документ отправляется в бухгалтерию, отдел кадров, поэтому его надо оформить в двух экземплярах.

Очень важно оформить такой приказ грамотно, поскольку это играет большую роль не только для отчётности, но и для бухгалтерии.

Необходимо подтвердить, что сотрудник по собственной инициативе уходит на отдых, согласен на отпуск за свой счёт. В таком случае средний заработок не выплачивается, то есть организации не нужно компенсировать простой.

Стоит отметить, что организации желательно заранее обезопасить себя от вероятных притязаний работников.

Важно иметь достойное подтверждение того, что сотрудник по своей воле попросил именно неоплачиваемый отдых.

Специалисты советуют подумать о форме заявления работника. В некоторых компаниях практикуется заполнение заявлений на неоплачиваемый отпуск на бланках, уже разработанных, распечатанных.

А сотруднику остаётся только подписать готовый документ. Это не очень хорошее решение.

Иногда в дальнейшем с такими заявлениями возникают проблемы, а сотрудники подают иски на компенсацию простоя и морального вреда, ссылаясь на недействительность заявления. Подпись легко подделать, а проверить и подтвердить её подлинность сложнее.

Что же делать руководству? Оптимальный вариант – просить сотрудников писать заявление на неоплачиваемый отпуск собственноручно. Такой документ уже является более надёжным подтверждением, поскольку экспертиза точно определит по довольно большому рукописному тексту его автора.

Обратите внимание, что отпуск за свой счёт может предоставляться просто по желанию, а также по каким-либо уважительным причинам.

Когда оформляется приказ, в нём обязательно записывается в графе Б: отдых предоставлен, но выплаты, сохранение зарплаты при этом не предусматриваются.

Запомните, что здесь тоже крайне важно грамотно оформить приказ.

Беременная работница не только получает возможность отдохнуть в соответствии с ним, но и имеет право на денежную компенсацию.

Такое право регулируется трудовым кодексом РФ. Сам факт беременности, предстоящего рождения ребёнка ещё не является основанием для отдыха, ведь всё необходимо подтвердить официально, зарегистрировать соответствующее заявление, выпустить приказ.

Составляют приказ на отпуск беременной женщины по форме Т-6 на основании набора бумаг. Будущая мама должна предъявить в первую очередь заявление, в котором просит дать ей декретный отпуск, начислить денежные выплаты. Также необходим официальный документ, где указывается планируемая дата появления ребёнка.

Женщина получает возможность отправиться отдыхать за 70 календарных дней до предполагаемой даты рождения ребёнка. Нужна соответствующая справка из лечебного учреждения – женской консультации, а также листок нетрудоспособности.

Такие документы любая будущая мама получит без проблем в том учреждении, где ведут её беременность. Рассмотрим несколько важных моментов.

Уделите внимание названию отпуска.

Принято называть его декретным, но нужно использовать официальное наименование, которое даётся в ТК: отпуск по беременности и родам.

Такая формулировка вписывается в строку Б. Затем нужно указать длительность отпуска.

Когда женщина беременна двумя и более детьми, возникают осложнения, он составляет 192 дня.

При этом чаще всего используется стандартный период декретного отпуска – 140 дней. Обязательно указывают начальную, конечную дату отпуска.

Зачастую женщины решают использовать и тот период ежегодного отпуска, который у них остался.

Можно оба отпуска оформить в одном документе Т-6. В графе А пишут про основной отпуск, а затем уже вносят в строку Б данные про декретный, после чего в строчке В суммируют сведения о двух периодах отдыха. Молодая мама имеет возможность отдохнуть от работы, чтобы ухаживать за ребёнком.

Отпуск будет оплачиваться, пока малышу не исполнится полтора года. До трёх лет остается право воспользоваться отпуском за свой счёт.

Оплате не подлежат полтора года. Заполняется пункт Б. Отражается последний, первый день отдыха, общий период указывается в календарных днях.

Важно проследить, чтобы были предоставлены подтверждающие бумаги.

Обязательно подаётся свидетельство о рождении ребёнка.

Нужен документ с места, где трудится супруг, что он не получил соответствующий отпуск по уходу за ребёнком.

Когда оба родителя не отдыхают, отпуск может оформить бабушка или дедушка. В таком случае обязательно предоставляются документы от обоих родителей с их мест работы, чтобы зафиксировать, что они не использовали свои возможности отдыхать и ухаживать за ребёнком.

Также сотрудники оформляют отпуска с последующим увольнением по собственному желанию.