Меню
Главная - Другое - Номенклатура дел 2021 предприятия образец скачать

Номенклатура дел 2021 предприятия образец скачать

Номенклатура дел 2021 предприятия образец скачать

Номенклатура дел организации


41371 Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел». На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

  1. Бесплатная загрузка
  2. Проверено экспертом
  3. Бланк и образец
  4. Онлайн просмотр

ФАЙЛЫ Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело».

Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  1. он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  2. определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
  3. группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  4. обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну.
В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну.

Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно. Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год. Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации.

Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании. Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты.

При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  1. перечень документов,
  2. наименование организации,
  3. номер и дата составления,
  4. подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру. Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее.

Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица. Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.
Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

  • количество содержащихся в нем частей или томов,
  • В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.
  • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
  • предстоящий год, на который он пишется,
  • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
  • полное наименование компании,
  • индекс или номер дела,
  • Вначале вносится стандартная информация:
    • полное наименование компании,
    • дата составления документа,
    • предстоящий год, на который он пишется,
    • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

    Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

  • Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы.

    В неё заносятся данные:

    • индекс или номер дела,
    • заголовок или название,
    • количество содержащихся в нем частей или томов,
    • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
    • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
  • дата составления документа,
  • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
  • заголовок или название,

Что такое номенклатура дел и для чего она предназначена? Делопроизводство

» Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение.

Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

  1. Онлайн просмотр
  2. Бланк и образец
  3. Проверено экспертом
  4. Бесплатная загрузка

ФАЙЛЫВсе документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование.

Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  1. он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  2. определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
  3. обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  4. группирует их в зависимости от типа или принадлежности,

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.Номенклатура дел (НД) позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят.

Она отличается четкой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно.

Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:

  1. обеспечение их сохранности;
  2. возможность быстро найти требуемую бумагу;
  3. группировка имеющихся документов по разным критериям;
  4. индексация дел.

Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда документы хранятся менее 10 лет.В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п.

Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.■ По типовым перечням.
Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.■ По типовым перечням. Основными документами, устанавливающими сроки хранения дел, являются типовые перечни.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения – «номер один» среди них.Для производственных предприятий, проектных, строительных, а также всех прочих организаций, ведущих научно-техническую деятельность, действует Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; в ред.

от 28.04.2011).Оба перечня имеют удобную, продуманную структуру.■ По ведомственным перечням. Помимо типовых перечней, в России действуют перечни ведомственные, то есть относящиеся к определенному ведомству.

Это, например:• Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12);• Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/; в ред.

от 17.06.2015).• Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФСИН России от 21.07.2014 № 373) и др.Организации, работающие в обозначенной отрасли, используют «свой» перечень в обязательном порядке.

Все остальные могут применять ведомственные перечни в справочных целях.■ По отраслевым нормативным актам. Наконец, сроки хранения документов (как правило, узкоспециальных) могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах: законах, правилах, инструкциях.Так, например, Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» (в ред.

от 08.03.2015, с изм. от 03.07.2016) содержит специальную статью, которая так и называется – «Сроки хранения рекламных материалов» (ст. 2). А в отделах, занимающихся энергообеспечением предприятий, чтут Межотраслевые правила по охране труда (правила безопасности) при эксплуатации электроустановок (утверждены постановлением Минтруда России от 05.01.2001 № 3, приказом Минэнерго России от 27.12.2000 № 163; в ред.
2). А в отделах, занимающихся энергообеспечением предприятий, чтут Межотраслевые правила по охране труда (правила безопасности) при эксплуатации электроустановок (утверждены постановлением Минтруда России от 05.01.2001 № 3, приказом Минэнерго России от 27.12.2000 № 163; в ред.

от 20.02.2003), в которых тоже указаны сроки хранения для ряда документов.Очевидно, что секретарь или делопроизводитель совершенно не обязаны знать о существовании этих документов.

Именно поэтому так важно при составлении номенклатуры дел взаимодействовать с коллегами из всех структурных подразделений своей организации.■ По протоколам ЭК.

Если срок хранения документа найти не удалось либо начальник одного из отделов выразил желание увеличить срок хранения дела относительно заявленного в перечне, срок устанавливается экспертной комиссией организации (Пример 2).

Если нет комиссии – приказом генерального директора. В графе 4 номенклатуры дел вместо статьи по перечню будут в этом случае указаны данные протокола заседания ЭК или приказа.Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо.

Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же документа, выбор лучше сделать в пользу большего срока.К завершению этого этапа составитель получает заполненную форму номенклатуры дел.Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  1. наименование организации,
  2. подписи ответственных лиц.
  3. перечень документов,
  4. номер и дата составления,

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется.

Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.Номенклатура дел действует в течение одного года. Пользоваться на протяжении многих лет одной и той же – большая ошибка. Даже если состав дел организации за это время не поменялся (что очень маловероятно), учесть дела, заведенные в течение одного года, при таком подходе не представляется возможным.Поэтому в последние месяцы года, обычно в ноябре-декабре, номенклатура дел просматривается, в нее вносятся правки и изменения, после чего она вновь проходит процесс согласования и утверждается генеральным директором на следующий год.Уточнение номенклатуры дел подразумевает:• удаление из нее дел, которые не будут вестись в следующем году;• внесение дел, заведенных в течение года;• уточнение индексов подразделений, если проводились изменения организационной структуры предприятия.Источником информации обо всех новых и закрытых делах являются структурные подразделения.

Составитель номенклатуры должен подойти к начальнику или ответственному за делопроизводство работнику каждого из отделов в буквальном смысле с карандашом в руках и вместе с ним просмотреть состав дел. Конечно, коллеги сами в течение года должны делать в своей номенклатуре соответствующие отметки, но на практике такая сознательность встречается редко.■ Удаляем закрытые дела. Удаление из номенклатуры закрытых дел означает, что в ее проекте на следующий год этих дел уже не будет.

Ни в коем случае не нужно их вычеркивать из номенклатуры дел текущего года.■ Вносим в номенклатуру вновь заведенные дела. Если в течение года в подразделении были заведены новые дела, то они вписываются от руки во все экземпляры номенклатуры дел в специально оставленные для этого строки.

Для этих дел сразу же назначается срок хранения (см. Пример 4).■ Отслеживаем индексацию дел в номенклатуре.

При составлении проекта номенклатуры на следующий год каждое дело вносится в «свой» раздел уже в том порядке, который был установлен для расположения заголовков дел внутри раздела. Конечно, при этом нужно стремиться сохранить максимум индексов других дел.Если из-за вновь заведенных приходится менять индексы других дел, следует помнить о так называемых переходящих делах.

Это дела, которые не были завершены в делопроизводстве в прошедшем году и перейдут в новый. Лучший пример – судебные дела, которые могут быть переходящими на протяжении нескольких лет.

Индексы переходящих дел нужно стремиться сохранить в первую очередь.Например, если дело «Приказы по основной деятельности» (не переходящее) в 2021 г.

имело индекс 01-08, а в 2021 г. из-за появления новых дел изменится на 01-10, это совершенно не страшно.

А вот если дело «Инструкция по делопроизводству» (переходящее) с индексом 01-06 получит индекс 01-08, то об этом придется делать о новой номенклатуры, и на самом деле.■ Уточняем индексы при изменении структуры организации. Больше всего хлопот будет у составителя номенклатуры, если за год в оргструктуру организации были внесены изменения.

Это означает, что структура номенклатуры дел на следующий год тоже изменится: новое подразделение займет в ней место согласно логике оргструктуры организации. Из-за этого изменятся все следующие за ним индексы подразделений и входящих в них дел.Как мы уже говорили выше, готовый проект номенклатуры дел на будущий год проходит стандартную процедуру согласования и утверждения. Таким образом, в первый день нового рабочего года организация уже будет работать по новой номенклатуре и одновременно начнет процесс закрытия «старой».Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде.

Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:

  1. согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.
  2. завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
  3. подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;

Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

  1. проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
  2. изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.

НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

  • полное наименование компании,
  • Вначале вносится стандартная информация:
    • полное наименование компании,
    • дата составления документа,

  • количество содержащихся в нем частей или томов,
  • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
  • В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.
  • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п.

    информация).

  • Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:
      индекс или номер дела,
  • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
  • заголовок или название,
  • предстоящий год, на который он пишется,

Для того чтобы настроить виды номенклатуры, нажмите на соответствующую гиперссылку в форме списка справочника «Номенклатура».

Виды номенклатуры необходимы для разделения номенклатурных позиций.

Каждому виду можно задать свой счет учета номенклатуры.

Очень важно не допускать наличие дублей в данном справочнике, что может привести к неправильной работе счетов учета номенклатуры.При установке типовой конфигурации от поставщика, данный справочник будет уже заполнен основными видами номенклатуры.