Меню
Главная - Трудовое право - Как подписать папку с зарплатой

Как подписать папку с зарплатой

Как подписать папку с зарплатой

Как подписать папку с зарплатой


В первичных документах по учету заработной платы содержатся данные, небезразличные, как для ваших сотрудников, так и для представителей государственных контролирующих структур. То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика (в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист).

Как приумножить бюджет организации благодаря экономии на работе бухгалтера-кадровика и отсутствии санкций фискальных органов, читайте в публикации.Первичные документы по учету кадров и заработной платы – главное свидетельство правильного расчета бюджетных платежей и распределения доходов сотрудников согласно их трудозатратам.
Как приумножить бюджет организации благодаря экономии на работе бухгалтера-кадровика и отсутствии санкций фискальных органов, читайте в публикации.Первичные документы по учету кадров и заработной платы – главное свидетельство правильного расчета бюджетных платежей и распределения доходов сотрудников согласно их трудозатратам.

И то, и другое строго регулируется на законодательном уровне, зато в компаниях работа с этими бумагами зачастую контролируется менее жестко.Со стороны руководства это является ошибкой: то, что представителям бизнеса кажется «соблюдением формальностей», для государства – залог своевременного пополнения бюджета в полном размере и соблюдения действующего налогового и трудового законодательства. Пробелы в «первичке» по расчету зарплаты чреваты не только штрафами со стороны контролирующих органов, но и другими последствиями, в том числе репутационными потерями в результате разбирательств с государственными структурами и трудовых споров с сотрудниками.С каждым годом государство ужесточает внешние условия для существования и развития бизнеса.

Поэтому главная задача собственника – предугадать и максимально уменьшить возможные убытки, если вдруг компания попадет под внимание контролирующих органов.

«Правильные» первичные документы в этом смысле – надежный способ продемонстрировать свою добросовестность и исключить стремление соответствующих структур проверить ваш бизнес более тщательно.Не меньшего внимания заслуживают бумаги, участвующие в кадровом делопроизводстве.

ТК РФ в большей степени защищает интересы работника, а не работодателя.

Компенсировать такую несправедливость, а также закрепить за каждым сотрудником ту степень ответственности, которую предусматривает специфика именно вашего бизнеса, можно только грамотно разработанными локальными нормативными актами.Кроме того, кадровый документооборот часто является «собранием» ошибок, которые случайно обнаруживаются лишь во время проверки Роструда, Роскомнадзора, ФСС, разбирательства прокуратуры, полиции, миграционной службы или накануне трудового спора с сотрудником.

Компенсировать такую несправедливость, а также закрепить за каждым сотрудником ту степень ответственности, которую предусматривает специфика именно вашего бизнеса, можно только грамотно разработанными локальными нормативными актами.Кроме того, кадровый документооборот часто является «собранием» ошибок, которые случайно обнаруживаются лишь во время проверки Роструда, Роскомнадзора, ФСС, разбирательства прокуратуры, полиции, миграционной службы или накануне трудового спора с сотрудником. За формальный подход к рутинной работе придется заплатить штрафы в сотни тысяч рублей.Если вы передадите кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, то получите профильных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву. Стоить это будет примерно столько же, сколько услуги штатного кадровика, работающего «для галочки».

Высокий уровень автоматизации не только минимизирует ручной труд в выполнении типовых задач, но и исключает человеческий фактор, оборачивающийся в самые неподходящие моменты досадными ошибками.Но самое главное – мы несем финансовую ответственность за качество предоставляемых услуг. Эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний.Преимущества кадрового делопроизводства на аутсорсингеСтатья 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что каждый факт хозяйственной жизни компании должен быть оформлен соответствующим первичным документом.

И тут же предупреждает, что к бухгалтерскому учету не допускаются «мнимые и притворные» сделки.Реальности сделок со стороны государства сегодня уделяется повышенное внимание.

В связи с этим с 2013 года не все первичные документы подлежат обязательному оформлению по образцам из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Теперь «первичку» можно перерабатывать под нужды вашей бухгалтерии и бизнеса – главное, чтобы не утаивались и не фальсифицировались данные.

В любом случае, самостоятельно разработанный первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.В том, чтобы сведения в первичных документах соответствовали реальности, заинтересовано не только государство, но и собственник бизнеса.

Если государство будет уверено в вашей законопослушности, вы в свою очередь тоже можете быть уверенными, например, в том, что вам не грозят манипуляции со стороны сотрудников, трудовые споры и санкции.Оценить сложившиеся риски и исправить ошибки кадрового учета помогут эксперты 1С-WiseAdvice.

Услуга «Кадровый аудит» предусматривает общую оценку кадрового делопроизводства организации и его соответствие трудовому законодательству, выявление ошибок учета и прямых нарушений Трудового кодекса.Наши эксперты опишут обнаруженные риски и предусмотренные за них меры ответственности, прокомментируют, как лучше исправить допущенные ошибки.

В серьезных случаях, когда накопилось много нарушений, мы можем составить план восстановления кадрового учета и самостоятельно его реализовать.К первичным документам для расчета заработной платы относятся:

  1. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12)
  2. Лицевой счет (форма № Т-54)
  3. Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61)
  4. Лицевой счет (форма № Т-54а)
  5. Табель учета рабочего времени (форма № Т-13)
  6. Платежная ведомость (форма № Т-53)
  7. Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73)
  8. Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49)
  9. Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)
  10. Расчетная ведомость (форма № Т-51)
  11. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60)

А теперь обо всех этих документах – более подробно.Логичней говорить о форме Т-12, так как Т-13 включает в себя только первый раздел образца Т-12.

Так или иначе, компания вправе самостоятельно разработать и утвердить форму табеля учета рабочего времени и расчета зарплаты.

В этом случае документ должен содержать точную информацию:

  1. о количестве дней (часов) неявок (явок);
  2. о количестве часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время, совместительство и пр.).

В зависимости от графика работы конкретного сотрудника используются следующие способы учета его рабочего времени:

  1. Понедельный учет. Общепринятая продолжительность рабочего времени – 40 часов в неделю. В одни дни сотрудники могут отработать больше, в другие – меньше.

    Это должно быть зафиксировано в табеле.

  2. Поденный. В этом случае при пятидневной рабочей неделе нормированный рабочий день будет равен восьми часам, при шестидневной – семи часам.

    Любая переработка будет считаться сверхурочной работой.

  3. Суммированный учет.

    Этот способ учета рабочего времени применяется в том случае, если специфика работы не предусматривает еженедельную или ежедневную нормированную продолжительность рабочего времени. Работодатель сам определяет учетный период: месяц, квартал или год.

Ведомости, отражающие начисление и выплату сотрудникам зарплаты, существуют в трех унифицированных формах, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данные документы также можно подгонять под особенности учетной политики компании, но при условии соблюдения обязательных реквизитов, предусмотренных все той же частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.Отличаются формы друг от друга своим предназначением и способами последующего расчета с сотрудниками.Как оформить ведомость расчета заработной платы Т-51Журнал регистрации платежных ведомостей является регистром бухгалтерского учета.

Он предназначен для систематизации и накопления информации, содержащейся в платежной (Т-53) и расчетно-платежной (Т-49) ведомостях. Согласно статье 10 Закона № 402-ФЗ в регистрах бухгалтерского учета не допускаются пропуски, «изъятия» или исправления «несанкционированными лицами». Любое исправление должно сопровождаться датой, подписями с расшифровками сотрудников, ответственных за ведение данного регистра.Лицевой счет – внутренний документ, в который с момента приема на работу и на протяжении всей трудовой деятельности заносятся сведения обо всех видах выплат и удержаний из зарплаты сотрудника.

Этот вид «первички» ведется по двум формам:

  1. Т-54 – применяется для записи всех видов начислений и удержаний.
  2. Т-54а – электронная форма лицевого счета.

Унифицированная форма № Т-60 предусматривает два вида отпуска:

  1. ежегодного оплачиваемого
  2. ежегодного дополнительного (другого) отпуска.

Отпускные по данному образцу рассчитываются, исходя из среднего дневного заработка сотрудника, умноженного на количество дней отпуска. Компания может разработать свою форму начисления отпускных, опять-таки соблюдая обязательные упомянутые требования фиксирования реальных фактов хозяйственной жизни компании.Аналогично обстоят дела и с формой № Т-61, отражающей порядок начисления «расчетных».Документ отражает виды, объем и стоимость работ, выполненных сторонним исполнителем.

Подробные данные о каждой услуге оформляются в отдельной строке.Другие первичные документы, участвующие в расчете заработной платы и учете рабочего времени:

  1. приказы о переводе на другую должность и последующем изменении оклада;
  2. приказы на командировки.
  3. расходные кассовые ордеры, свидетельствующие о премировании определенного числа сотрудников, а также соответствующие приказы;
  4. трудовой договор, в котором зафиксирована система и размер оплаты труда;
  5. больничные и другие документы, подтверждающие правомерность выплат сотрудникам за счет средств ФСС;

Профессиональная оценка кадрового документооборота, сложившегося в вашей компании, входит в услугу «Кадровый аудит». Наши эксперты:

  1. исправят ошибки и обеспечат вас полным комплектом кадровых документов, безупречно оформленных с точки зрения российского законодательства. Это в свою очередь исключит финансовую и административную ответственности компании и ее собственников.
  2. оценят тщательность, эффективность и правильность системы подготовки, согласования, регистрации и хранения кадровых документов;

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают.

Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:

  1. Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.
  2. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
  3. ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;

Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

  1. ведомости по заработной плате;
  2. кассовая книга;
  3. путевые листы;
  4. акты выполненных работ;
  5. авансовые отчеты;
  6. счета — фактуры;
  7. другие документы.
  8. штатное расписание;
  9. накладные;
  10. приказы личного и общего состава;

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами. Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг.Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы.

Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело».Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4. Если в документации есть конверты, они также нумеруются, причем это происходит в первую очередь, а затем нумеруется содержимое в нем.Если в документе есть приклеенные листы, этот документ нумеруется как один, после чего на обратной стороне этого листа помещается опись прикрепленных дополнений.Если в нумерации допущена ошибка, она аккуратно зачеркивается тонкой чертой и исправляется. Рядом прописывается «Исправленному верить», заверяется подписью ответственного лица и ставится печать.Слишком большой объем документации (больше 250 листов) следует делить на тома.

Для каждого из них используется своя отдельная нумерация. Перед процессом подшивания все скобы и скрепки от степлера нужно убрать.Есть следующие способы сшивания документов:

  1. с использованием переплетного станка — применяется в типографии.
  2. посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
  3. с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
  4. классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

  1. бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
  2. иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
  3. обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
  4. канцелярский клей;
  5. ножницы.
  6. плотные нитки (шпагат, шнур, лента);

Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве.

Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов).

На последней странице концы нити связываются узелком. Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него.

На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц.

После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания. Сам порядок действий одинаков.Подготовка документации состоит из:

  1. сшивания документации в одну папку;
  2. заполнения описи;
  3. нумерации;
  4. систематизации документов;
  5. оформления обложки документа.

Такой порядок подшивания документации считается обычным и предусматривает ее хранение не менее 25 лет.

Если бумаги будут храниться больше 25 лет, на комплект документов накладывается картонная обложка, защищающая дело.На обложке указывается: название организации, наименование дела (приказы, накладные, акты), структурное подразделение, срок хранения.Если организация по какой — либо причине сменила свое название, на обложке документа нужно отразить оба наименования, причем прежнее указывается в скобках.Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста. Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Лист форматом А3 нумеруется как один, слева прошивается и сворачивается.

В случае подшивания листа посередине, он нумеруется как 2 листа.

Картинки, фотографии, схемы, карты пронумеровываются с обратной стороны сверху в левом углу.

Обязанность по заверению документов возлагается на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Рекомендуется ставить печать и подпись так, чтобы они выходили за пределы бумажной наклейки — заверителя. Подписывая комплекты документов, на руководителя автоматически возлагается ответственность за их содержание.Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:

  1. 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
  2. 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.
  3. 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
  4. 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
  5. 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
  6. 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;

На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным.

Екатерина МогучаяЧтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия.Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы.В нашем сервисе — простой учет, уплата налогов, зарплаты и взносов, отправка отчетности через интернет.
Екатерина МогучаяЧтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия.Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы.В нашем сервисе — простой учет, уплата налогов, зарплаты и взносов, отправка отчетности через интернет. Первые 14 дней работы — бесплатно.Управленческий учет помогает руководителю контролировать и решать проблемы, накопившиеся в организации.

Чтобы организовать управленческий учет, нужно понимать его задачи и знать, как они выполняются., Елена КосмаковаДля управления нужно знать: какая продукция из ассортимента рентабельнее, как формируется себестоимость, как движутся денежные средства по счетам фирмы.

Для этого и организуют управленческий учет., Елена КосмаковаБухгалтерия не заменяет управленческий учет. По бухгалтерским документам сложно увидеть реальную прибыль, расходы и оценить эффективность бизнеса.

Расскажем, чем отличаются бухгалтерский и управленческий учет и для чего нужен каждый из них., Елена КосмаковаПочти все документы компании хранятся в бухгалтерии, и с каждым днем бумаг становится все больше.

Чтобы «первичка» не терялась и бухгалтер мог в считанные минуты найти нужный документ, нужно правильно организовать систему хранения бумаг. Приготовьтесь заказывать папки разной толщины и закладки к ним, чтобы не потеряться в горах документов.Законодательство не регламентирует порядок подшивания документов, поэтому компания может самостоятельно разработать систему хранения, исходя из специфики своей деятельности, особенностей документооборота и количества хранимых бумаг. Как правило, большинство компаний работают со следующими документами: кассовые бумаги, банковские выписки, накладные, счета-фактуры, зарплатные документы.

Рассмотрим, как их удобнее хранить.https://www.youtube.com/watch?v=qmpy8f4ccacДля каждого вида документов нужно завести отдельную папку. Как правило, бумаги подшиваются или по дате их принятия к учету или по алфавиту.Например, банковские выписки складываются в папки в бухгалтерии в календарном порядке, а, например, договора, по первой букве названия контрагента.

Однако бухгалтер может придумать и свой порядок.Главное, чтобы документы не терялись и их можно было легко найти.Каждую папку с документами следует подписать, например:ООО «Солнышко»СЧЕТА-ФАКТУРЫ ПОЛУЧЕННЫЕ3 квартал 2014 годаНа «корешке» папки в бухгалтерии указывайте не только то, какие документы в ней хранятся, но и период, к которому они относятся.В таком случае не только вы, но и любой другой сотрудник компании без труда сможет отыскать нужный документ или подшить полученный.

Также вы сможете ориентироваться, какие бумаги прошлых лет пора сдавать в архив, а какие и вовсе утилизировать.Для удобства новую папку заводят с начала года, а если документов много, то с начала квартала, месяца и т.д.Рассмотрим, как можно подшивать документы в папки.

Вы можете использовать этот порядок или разработать собственный.Их удобно хранить в папках-регистраторах формата А5. Листы кассовой книги и отчета кассира нумеруются, поэтому сверху в папку следует положить наиболее ранний по времени документ и в дальнейшем подкладывать новые бумаги под него.Положите отчет кассира за день и подшейте под него приходные и расходные ордера в том порядке, в котором они указаны в отчете кассира.

Листы кассовой книги собирайте отдельно. В зависимости от количества кассовых документов вы можете создать 1 папку на весь год под отчет кассира и кассовую книгу.Чтобы не путать, где лежат какие документы, вы можете положить между ними разделитель. Также в эту папку можно подколоть расчет лимита наличных денежных средств.Если в вашей компании часто выдаются деньги под отчет, вы можете завести отдельную папку под авансовые отчеты.

Если же такие операции происходят 1-2 раза в год, заявления и отчеты можно подколоть к отчету кассира.Оригиналы выписок компания получается в банке вместе с платежными поручениями, ордерами и прочими банковскими документами. Складывайте их в папки по датам.

Под платежные поручения следует подколоть счета, по которым производилась оплата.

Так как к одной выписке обычно прилагается немало бумаг, чтобы быстро ориентироваться по датам, можно купить разделители с цифрами.Под полученные и выписанные документы следует завести отдельные папки. Некоторые компании предпочитают хранить акты и накладные вместе, кому-то удобнее отдельно. Если вы занимаетесь и торговлей, и оказанием услуг, удобнее будет хранить документы в разных папках.

Если вы занимаетесь и торговлей, и оказанием услуг, удобнее будет хранить документы в разных папках. Счета-фактуры также следует подшивать в отдельные папки, особенно если компания является плательщиком НДС.Также в папки часто подкалывают реестры документов, которые в ней содержатся.

Их можно распечатать из большинства бухгалтерских учетных программ. По этим реестрам удобно проверять, все ли документы на месте.К счетам-фактурам также можно подколоть журналы учета входящих и исходящих счетов-фактур, а также книги покупок и книги продаж. Однако если в вашей компании большой документооборот, эти журналы и книги можно хранить отдельно.На каждого сотрудника компании следует завести личное дело.

Для этого можно приобрести тонкие папки или разделителями обозначить место в толстой папке для документов каждого сотрудника.В личное дело подшивается трудовой договор, копии документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве, а после увольнения – копия трудовой книжки.Также в личное дело можно подшивать заявления и приказы о приеме на работу, отпуск, увольнение и пр.Часто заявления и приказы собирают в отдельную папку по месяцам. Туда же подшивают табель учета рабочего времени, документы по расчету зарплаты и пр.Чтобы документы не терялись, в конце года некоторые организации предпочитают прошивать документы в папках.

Так они не разлетятся, даже если папку уронить.

Это делается следующим образом:

  • На узел наклеивается бумага размером примерно 4х5 см.
  • Документы кладутся в твердую обложку. В них делаются проколы слева на полях.
  • Через проколы пропускается толстая нить или лента, сзади она завязывает в узел. При этом свободные концы должны быть хотя бы 5 см.
  • Сверху на бумаге пишется фраза «Прошнуровано и пронумеровано … листов». Ставится печать организации и подпись ответственного лица.

Эта процедура необязательна.

Поэтому вы можете самостоятельно утвердить порядок прошивания отдельных документов или не сшивать их вовсе (в этом случае всегда можно изъять или заменить документ).Исключение составляют только те документы, которые необходимо прошивать в соответствии с требованиями закона (например, книги покупок и книги продаж, составленные на бумажных носителях, необходимо прошнуровывать).Про входящие первичные документы можно прочитать здесь.О хранении документов в архивах написано тут.Почти все документы компании хранятся в бухгалтерии, и с каждым днем бумаг становится все больше. Чтобы «первичка» не терялась и бухгалтер мог в считанные минуты найти нужный документ, нужно правильно организовать систему хранения бумаг. Приготовьтесь заказывать папки разной толщины и закладки к ним, чтобы не потеряться в горах документов.Оригиналы выписок компания получается в банке вместе с платежными поручениями, ордерами и прочими банковскими документами.

Складывайте их в папки по датам.

Под платежные поручения следует подколоть счета, по которым производилась оплата.

Так как к одной выписке обычно прилагается немало бумаг, чтобы быстро ориентироваться по датам, можно купить разделители с цифрами. Инструкция 1 Ведется кассовая книга по специальной утвержденной форме.

В начале каждого года кассовая книга начинается заново. Ее нужно заполнять за каждый день, даже если совершалась только одна операция с наличными деньгами.Можно приобрести в канцелярском магазине журнал по установленной форме, тогда в самом начале года следует пронумеровать все страницы, подшить кассовую книгу и скрепить печатью, и уже затем, каждый день кассовую книгу полагается заполнять, причем в порядке хронологии. 2 На последнем подшитом листе ставится надпись

«В данной книге прошнуровано и пронумеровано … листов»

, где указывается количество листов в книге.

Можно вести кассовую книгу в электронном виде в специальной программе, такой, как 1С:Бухгалтерия.Внимание Помимо этого правильное ведение архива позволяет решать целый комплекс проблем с организацией, управлением и сохранностью архива.Таким образом вопрос ведения отчетности чрезвычайно важен.Приветствую, коллеги!

Вчера я обещала Вам, что каждый день мы будем высылать ссылку на 1 видео, в котором будет рассказано об одной из частей нашей Технологии хранения документов и формирования папок.И вчера Вы получили ссылку на 1 видео, в котором я рассказывала о бесценном шаблоне Сегодня я хочу рассказать о другом документе, который входит в состав Технологии Он называется Это регламентный документ, который закрепляет сколько, каких папок, какого цвета должно быть в Вашей организации, чтобы сократить время на поиск, подготовку и архивирование документов на 40 процентов.Зачем нужен этот документ в Вашей бухгалтерии?Ведь и так вроде все понятно… Каждый бухгалтер знает, какие папки должны быть в организации…Банк, Касса, Отчетность, Договора и т.д….В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.

Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов. Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.Комплектование Оно представляет собой систематическое пополнение документальной базы подразделений предприятия.Комплектование включает в себя определение: Это может быть секретарь руководителя. Обычно в небольших организациях на него возложены обязанности по организации работы с документами.

В средних и крупных компаниях наведение порядка может быть поручено отдельному структурному подразделению.Например, отделу делопроизводства, канцелярии. Как упорядочить документы. Основные этапы Этап 2. Определите классификационный принцип: составьте список категорий (видов, типов) для сортировки; если нужно – подкатегорий (подвидов, подтипов).

Например, основная категория документов – договоры, их подкатегории – договоры на предоставление услуг, кредитные договоры, договоры аренды и т.п.Этап 3.

На узел наклеивается бумага размером примерно 4х5 см.Сверху на бумаге пишется фраза «Прошнуровано и пронумеровано … листов».Особенности формирования в дела отдельных видов кадровых документов 1. Формирование в дела приказов по личному составу При формировании дел с приказами необходимо учитывать сроки хранения документов.Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от срока хранения Приказы по личному составу в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв.Соответственно на обложке первого дела в строке «Хранить» будет указан срок 75 лет ЭПК, на обложке второго дела — 5 лет.Бесплатная консультация по телефону: +7(499)495-49-41 Почти все документы компании хранятся в бухгалтерии, и с каждым днем бумаг становится все больше.Чтобы «первичка» не терялась и бухгалтер мог в считанные минуты найти нужный документ, нужно правильно организовать систему хранения бумаг.Приготовьтесь заказывать папки разной толщины и закладки к ним, чтобы не потеряться в горах документов.Законодательство не регламентирует порядок подшивания документов, поэтому компания может самостоятельно разработать систему хранения, исходя из специфики своей деятельности, особенностей документооборота и количества хранимых бумаг.Как правило, большинство компаний работают со следующими документами: кассовые бумаги, банковские выписки, накладные, счета-фактуры, зарплатные документы.

Рассмотрим, как их удобнее хранить.Для каждого вида документов нужно завести отдельную папку.Как правило, бумаги подшиваются или по дате их принятия к учету или по алфавиту.Кто должен наводить порядок в документах?С чего начать? В чем хранить документы и как подшить их в папки?

О том, как делают это опытные делопроизводители, рассказала эксперт по делопроизводству Татьяна Войцехович.

  • Документы часто не регистрируются и без контроля передаются на выполнение в структурные подразделения.
  • Проблематично отследить срок выполнения поручений.
  • Если работник отсутствует на рабочем месте (в отпуске, на больничном), нужный документ невозможно найти.
  • Дублируются номера на документах: приказах по основной деятельности, кадровых документах и др.
  • При увольнении работников документы не передаются в срок.
  • Поиск документов затруднен из-за нагромождения бумаг на столе, в шкафах и пр.
  • Оригиналы документов и их копии перемешаны вместе.

Это может быть секретарь руководителя.

Обычно в небольших организациях на него возложены обязанности по организации работы с документами.2 сентября 2011 Автор КакПросто!Вопрос хранения документов относится к регламенту документооборота, который разрабатывает организация и утверждает в своей учетной политике. Каждый главный бухгалтер организации сам решает, как хранить документы.

Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от способа организации бухгалтерского учета.

В таком случае не только вы, но и любой другой сотрудник компании без труда сможет отыскать нужный документ или подшить полученный. Также вы сможете ориентироваться, какие бумаги прошлых лет пора сдавать в архив, а какие и вовсе утилизировать.Положите отчет кассира за день и подшейте под него приходные и расходные ордера в том порядке, в котором они указаны в отчете кассира.

Также вы сможете ориентироваться, какие бумаги прошлых лет пора сдавать в архив, а какие и вовсе утилизировать.Положите отчет кассира за день и подшейте под него приходные и расходные ордера в том порядке, в котором они указаны в отчете кассира.

Листы кассовой книги собирайте отдельно.В зависимости от количества кассовых документов вы можете создать 1 папку на весь год под отчет кассира и кассовую книгу. [e-mail скрыт] Беларусь Написал 4 Репутация: 9 декабря 2012, 10:35 Добрый день, помогите мне, пожалуйста.Работаю первый месяц и столкнулась с первой проблемой: у нас в бухгалтерии ниет номенклатуры вообще, хочу ее оставить, но не могу понять как правильно подшивать документы.До меня у бухгалтера были папки: зарплата(май, июнь, июль и т.д.)куда она подшивала табеля, начисления, удержания, расчет отпускных и окон.расчета короче все, что было проплачено и вз. именно в этом месяце, зар.плата общая папка, там списки на банк, приказы и выплаты(например, командировочные, пособия, зарплата), папка больничные листы,папка льгота по подоходному налогу, штатное расписание и папка приказов(например по надбавкам).

Помогите, пожалуйста, разобраться в этом бреде.Как правильно, и главное куда и что подшивать нужно. Должна ли быть отдельная папка по приказам, табелям или.

Реквизиты гаи долгопрудный для оплаты гос пошлины Внимание!!! Данный сайт не является официальным источником Гибдд г долгопрудный где оплатить госпошлину за новые права | Сфера закона Здравствуйте, в Как изменится заработная плата учителей и воспитателей в 2021 году?

Последнее повышение заработных плат Онлайн калькулятор расчета заработной платы в 2021 году Выберите период, за который хотите рассчитать Как узнать владельца авто по номеру: платные и бесплатные сервисы Владельцам автомобилей периодически необходимо Как узнать, на кого зарегистрирован номер машины? В некоторых ситуациях важна актуальная и достоверная

Папки в бухгалтерии

  1. K

Оглавление

Почти все документы компании хранятся в бухгалтерии, и с каждым днем бумаг становится все больше.

Чтобы «первичка» не терялась и бухгалтер мог в считанные минуты найти нужный документ, нужно правильно организовать систему хранения бумаг. Приготовьтесь заказывать папки разной толщины и закладки к ним, чтобы не потеряться в горах документов.

Законодательство не регламентирует порядок подшивания документов, поэтому компания может самостоятельно разработать систему хранения, исходя из специфики своей деятельности, особенностей документооборота и количества хранимых бумаг. Как правило, большинство компаний работают со следующими документами: кассовые бумаги, банковские выписки, накладные, счета-фактуры, зарплатные документы. Рассмотрим, как их удобнее хранить.

Для каждого вида документов нужно завести отдельную папку. Как правило, бумаги подшиваются или по дате их принятия к учету или по алфавиту. Например, банковские выписки складываются в папки в бухгалтерии в календарном порядке, а, например, договора, по первой букве названия контрагента.

Однако бухгалтер может придумать и свой порядок.

Главное, чтобы документы не терялись и их можно было легко найти.

Каждую папку с документами следует подписать, например: ООО «Солнышко» СЧЕТА-ФАКТУРЫ ПОЛУЧЕННЫЕ 3 квартал 2014 года На «корешке» папки в бухгалтерии указывайте не только то, какие документы в ней хранятся, но и период, к которому они относятся.

В таком случае не только вы, но и любой другой сотрудник компании без труда сможет отыскать нужный документ или подшить полученный. Также вы сможете ориентироваться, какие бумаги прошлых лет пора сдавать в архив, а какие и вовсе утилизировать.

Для удобства новую папку заводят с начала года, а если документов много, то с начала квартала, месяца и т.д. Рассмотрим, как можно подшивать документы в папки. Вы можете использовать этот порядок или разработать собственный.

Их удобно хранить в папках-регистраторах формата А5. Листы кассовой книги и отчета кассира нумеруются, поэтому сверху в папку следует положить наиболее ранний по времени документ и в дальнейшем подкладывать новые бумаги под него. Положите отчет кассира за день и подшейте под него приходные и расходные ордера в том порядке, в котором они указаны в отчете кассира.

Листы кассовой книги собирайте отдельно. В зависимости от количества кассовых документов вы можете создать 1 папку на весь год под отчет кассира и кассовую книгу.

Чтобы не путать, где лежат какие документы, вы можете положить между ними разделитель. Также в эту папку можно подколоть расчет лимита наличных денежных средств. Если в вашей компании часто выдаются деньги под отчет, вы можете завести отдельную папку под авансовые отчеты.

Если же такие операции происходят 1-2 раза в год, заявления и отчеты можно подколоть к отчету кассира. Оригиналы выписок компания получается в банке вместе с платежными поручениями, ордерами и прочими банковскими документами. Складывайте их в папки по датам.

Под платежные поручения следует подколоть счета, по которым производилась оплата. Так как к одной выписке обычно прилагается немало бумаг, чтобы быстро ориентироваться по датам, можно купить разделители с цифрами. Под полученные и выписанные документы следует завести отдельные папки.

Некоторые компании предпочитают хранить акты и накладные вместе, кому-то удобнее отдельно.

Если вы занимаетесь и торговлей, и оказанием услуг, удобнее будет хранить документы в разных папках.

Счета-фактуры также следует подшивать в отдельные папки, особенно если компания является плательщиком НДС. Также в папки часто подкалывают реестры документов, которые в ней содержатся. Их можно распечатать из большинства бухгалтерских учетных программ.

По этим реестрам удобно проверять, все ли документы на месте.

К счетам-фактурам также можно подколоть журналы учета входящих и исходящих счетов-фактур, а также книги покупок и книги продаж.

Однако если в вашей компании большой документооборот, эти журналы и книги можно хранить отдельно. На каждого сотрудника компании следует завести личное дело.

Для этого можно приобрести тонкие папки или разделителями обозначить место в толстой папке для документов каждого сотрудника.

В личное дело подшивается трудовой договор, копии документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве, а после увольнения – копия трудовой книжки. Также в личное дело можно подшивать заявления и приказы о приеме на работу, отпуск, увольнение и пр. Часто заявления и приказы собирают в отдельную папку по месяцам.

Туда же подшивают табель учета рабочего времени, документы по расчету зарплаты и пр. Чтобы документы не терялись, в конце года некоторые организации предпочитают прошивать документы в папках.

Так они не разлетятся, даже если папку уронить. Это делается следующим образом:

  • Сверху на бумаге пишется фраза «Прошнуровано и пронумеровано … листов». Ставится печать организации и подпись ответственного лица.
  • Документы кладутся в твердую обложку. В них делаются проколы слева на полях.
  • Через проколы пропускается толстая нить или лента, сзади она завязывает в узел. При этом свободные концы должны быть хотя бы 5 см.
  • На узел наклеивается бумага размером примерно 4х5 см.

Эта процедура необязательна. Поэтому вы можете самостоятельно утвердить порядок прошивания отдельных документов или не сшивать их вовсе (в этом случае всегда можно изъять или заменить документ).

Исключение составляют только те документы, которые необходимо прошивать в соответствии с требованиями закона (например, книги покупок и книги продаж, составленные на бумажных носителях, необходимо прошнуровывать). Про входящие первичные документы можно .