Меню
Главная - Трудовое право - Кадры оформляем отпуск

Кадры оформляем отпуск

Оформление отпуска — рутинное действие с множеством нюансов


Работа с персоналом, кадровая работа — сфера однообразных и чётко урегулированных законом документальных действий нанимателя. В условиях стабильности компании основная её часть приходится не на привычные уху обывателя приёмы, увольнения и переводы, а на текущую работу с сотрудниками (продление трудовых отношений, обучение, исполнение обязанностей, больничные, отпуска). Самый весомый и отнюдь не простой сегмент рутинной работы — оформление отпуска — действие в несколько этапов с большой вариабельностью ситуаций и соответствующих им нюансов.СодержаниеВсем известно, что ежегодно право на определённое число дней отдыха от работы возникает у каждого трудящегося.

Это право закреплено не только в Трудовом кодексе (ТК) РФ, но и в Конституции. Казалось бы, что может быть проще — написал заявление и ушёл в отпуск.

Тем не менее учитывать следует и множество нюансов:

  1. наличие у сотрудника необходимого стажа работы (ведь не каждый на отдых и «наработал»);
  2. взаимозаменяемость (работу отпускника чаще всего приходится выполнять другому сотруднику);
  3. производственные интересы компании (ведь если все одновременно уйдут в отпуск, работать будет некому);
  4. экономические интересы компании (для того чтобы фирма не «разорилась» на выплате отпускных и материальной помощи к отдыху летом, многие руководители стараются равномерно распределить отпускные периоды работников в течение года).
  5. «форс-мажорные» обстоятельства (они могут возникнуть и у нанимателя — резкая производственная необходимость, и у работника — болезнь и пр.);
  6. личные интересы работающих (планы на отпуск у каждого свои);

Именно этим и диктуется необходимость раннего планирования отпускной кампании и, соответственно, наличие дополнительных этапов (составление/изменение графика, уведомление сотрудников).Ежегодный оплачиваемый отпуск подразумевает сохранение за трудящимся его должности, а также среднего заработка за каждый календарный день (за исключением нерабочих праздничных дней, которые из числа дней отпуска вычитаются). Законодательством предусмотрены и непроплачиваемые отпуска — порядок их предоставления отличается и установлен ст. 128 ТК РФ.Кадровик при составлении плана по отпускам на грядущий год, а также в процессе текущей работы по оформлению отдыха сотрудников должен учитывать следующие общие моменты:

  • Отпуск может быть разделён на части (неограниченное количество, условие лишь одно — среди них должна быть хотя бы одна сроком не менее 14 дней). Делить на части можно уже при составлении графика, если же необходимость возникла после его составления — в документ вносятся соответствующие изменения. Важен тот факт, что разделение — это не правило, а исключение, и возможно оно лишь по согласию обеих сторон трудового соглашения.
  • При планировании и предоставлении отпускного периода важно правильно рассчитывать продолжительность отпуска, который состоит из обязательной (ст. 115 ТК) и дополнительных (ст. 116 ТК) частей. Обратите внимание: если в течение индивидуального рабочего года сотрудник был переведён на должность, дающую право на больше/меньшее число дней отдыха, у него поменялся стаж, что даёт право на дополнительный отпуск и т. д., — количество дней отпуска должно быть пересчитано пропорционально!
  • Отпуск работнику предоставляется за его индивидуальный рабочий годовой период, который в большинстве случаев с календарным годом не совпадает. Этот период начинают исчислять со дня зачисления на работу, переводы и перемещения на период не влияют. Сдвинуть индивидуальный год вперёд может лишь «перебор лимита» (свыше 14 дней в календарном году) неоплачиваемого отпуска, а также нахождение сотрудницы в социальном отпуске по уходу за детьми. Планируя отпуск на следующий год, будьте внимательны: если за текущий индивидуальный период отпуск уже отгулян (наперёд), до начала следующего взять его не получится!
  • изменение графика по личным причинам — только с согласия сторон, путём подписания ответственным руководителем соответствующего заявления сотрудника.
  • отзыв из отпускного периода — возможен по инициативе работодателя и с одобрения отпускника (однако не ко всем категориям работников данное правило применимо). Оставшиеся не использованными дни можно как «забрать» сразу после отзыва, так и «отложить на потом». Вопрос регулируется ст. 125 ТК РФ;
  • График отпусков обязателен для обеих сторон — ни наниматель, ни трудящийся не вправе без согласования с другой стороной препятствовать его выполнению. Тем не менее механизмы изменения графика законом предусмотрены:
    • отзыв из отпускного периода — возможен по инициативе работодателя и с одобрения отпускника (однако не ко всем категориям работников данное правило применимо). Оставшиеся не использованными дни можно как «забрать» сразу после отзыва, так и «отложить на потом». Вопрос регулируется ст. 125 ТК РФ;
    • продление/перенос дней отдыха — здесь в роли определяющих выступают уже «форс-мажорные» обстоятельства — те, что не были запланированы при составлении графика отдыха по организации. Со стороны работника — болезнь на период отдыха, необходимость выполнения государственных обязанностей; со стороны администрации (закон подчёркивает — в исключительных случаях) — угроза срыва производственного процесса, в этом случае отпуск может быть перенесён даже на следующий год. К переносу отдыха может привести и недобросовестность нанимателя — несвоевременная проплата отпускных или отсутствие уведомления сотрудника как важный процессуальный момент (это лишь по инициативе обиженного сотрудника — если он желает таким образом «отомстить»);
    • изменение графика по личным причинам — только с согласия сторон, путём подписания ответственным руководителем соответствующего заявления сотрудника.
  • продление/перенос дней отдыха — здесь в роли определяющих выступают уже «форс-мажорные» обстоятельства — те, что не были запланированы при составлении графика отдыха по организации.

    Со стороны работника — болезнь на период отдыха, необходимость выполнения государственных обязанностей; со стороны администрации (закон подчёркивает — в исключительных случаях) — угроза срыва производственного процесса, в этом случае отпуск может быть перенесён даже на следующий год.

    К переносу отдыха может привести и недобросовестность нанимателя — несвоевременная проплата отпускных или отсутствие уведомления сотрудника как важный процессуальный момент (это лишь по инициативе обиженного сотрудника — если он желает таким образом «отомстить»);

  • Первый после трудоустройства отпуск по общему принципу (ст. 122 ТК) положен лишь после полугода работы (в этот период входят и социальные отпускные периоды, и больничные, и другое время отсутствия на работе по уважительным причинам — оговорок нет). Но из правила есть исключения — по договорённости с нанимателем, а также при наличии определённых условий (уход в декретный отпуск, декретный отпуск жены, несовершеннолетний работник, усыновление ребёнка и пр.) ограничение снимается.

Предусмотрен законом и механизм «погашения» неиспользованных частей — но только тех, что имеются сверх общеобязательных 28-ми дней за каждый год.

Они могут быть заменены денежной компенсацией (ст. 126 ТК), попросту — выплатой отпускных без предоставления дней отдыха.Итак, оформление отпуска — это вовсе не одноэтапный процесс, как могло бы показаться на первый взгляд.

В общем (не осложнённом отзывом, переносом, необходимостью пересчёта количества дней и пр.) случае имеет место следующая последовательность действий:

  • Принятие заявления от сотрудника. На самом деле, при наличии графика заявление — вовсе не обязательный документ (ни ТК РФ, ни другие НПА требования о наличии заявления не выдвигают). Однако ЛНПА некоторых организаций всё же устанавливают необходимость составления такого документа и его форму — видимо, на всякий случай, для подтверждения намерений и согласия всех сторон (ведь заявление, как правило, визируют непосредственные руководители сотрудников — начальники структурных подразделений, которым важно оценить производственную обстановку на текущий момент).
  • Составление графика по организации на будущий год, утверждение его руководителем и профсоюзным комитетом (за две недели до начала календарного года документ должен быть полностью готов).
  • Заполнение сопутствующих кадровых и учётных документов (личная карточка, табель, записка-расчёт).
  • Уведомление сотрудников о предстоящем отпуске (за две недели до начала личного отпускного периода о нём под роспись должен быть оповещён каждый работник).
  • Издание приказа об отпуске (заблаговременно — в соответствии со ст. 136 ТК бухгалтерия должна успеть произвести оплату отпуска за три дня до его начала).

Оформление отпуска «задним числом» недопустимо. Это грубо нарушает нормы трудового законодательства — взять хотя бы задержку расчётов, которая отдельно оговорена в ст.

142 ТК (безусловно, здесь уж невыход на работу будет расцениваться неоднозначно — протест это или принятие работником такого «отпуска»?). Однако ответственность при обнаружении компетентными органами последует в любом случае (ст.

5.27 КоАП РФ).Как видно, цикл работы кадровика, занимающегося предоставлением отпусков на предприятии, представляет собой как минимум годовой период — от начала составления графика до сверки использованных сотрудниками отпусков в конце года, организации предоставления компенсаций и переносов на следующий год.Если организация довольно большая (более 300 человек), начинать заниматься составлением графика следует уже с начала ноября.В свою очередь, составление графика состоит из нескольких этапов:

  • Анализ поданных заявок. Кадровик должен внимательно проанализировать каждый планируемый к отдыху период — наступит ли у сотрудника новый рабочий год (имеет ли он вообще право на отпуск к этому времени), хватает ли дней отпуска (возможно, сотрудник не учёл тот факт, что за рабочий год его перевели и количество дней отдыха изменилось), не сдвинулся ли рабочий год сотрудника (возможно, он брал более 14 дней за свой счёт в этом году).
  • Сбор заявок (опросных листов) от структурных подразделений. Форма заявки, да и её обязательность, законодательством не установлена, однако крупные предприятия используют в работе самостоятельно разработанные (часто порядок составления графика регулируется ЛНПА компании или коллективным договором).Для удобства сбора информации, а также во избежание конфликтов в будущем некоторые крупные организации разрабатывают собственные формы опросных листов
  • Непосредственно составление графика. Документ составляется по унифицированной форме Т-7, подписывается самим работником кадровой службы, утверждается руководителем учреждения и согласовывается с профсоюзным комитетом организации.График отпусков составляется в соответствии с унифицированной формой Т-7

Форма предусматривает указание в графике лишь начальной даты отпуска (ведь всё равно к моменту ухода работника может поменяться количество положенных ему дней).

Кроме того, закон не требует проставлять в графике и точную дату начала периода — достаточно лишь месяца (к слову, такой вариант даже удобнее — график становится более гибким, не потребуется оформлять перенос из-за сдвига в пару-тройку дней). Тем не менее нарушением ни указание окончания отпуска, ни точные даты не будут.Нет необходимости вносить в график отпусков новых работников — принятых уже после составления документа.

Тем не менее нарушением ни указание окончания отпуска, ни точные даты не будут.Нет необходимости вносить в график отпусков новых работников — принятых уже после составления документа.

Их отпуск оформляется по согласованию с нанимателем просто путём подачи заявления.Отдельным вопросом и предметом для бесконечных сомнений у кадровых работников становится ознакомление сотрудников с графиком. Как видно, форма такового не подразумевает, да и закон содержит лишь одно требование — уведомление не позднее двух недель до начала отпуска. Тем не менее есть и противоборствующий аргумент: ст.

22 ТК РФ обязывает нанимателя знакомить каждого сотрудника с каждым ЛНПА, который затрагивает его интересы (является ли график отпусков по организации документом, родственным ЛНПА — ведь и утверждается в соответствии с похожими правилами, только трудовых норм не содержит — вопрос довольно скользкий). Большинство нанимателей предпочитают перестраховаться — знакомить сотрудников или с опросным листом (заявкой), или с графиком.Унифицированная форма Т-7 графы для ознакомления работников не содержитК слову, ознакомление может быть проведено разными способами:

  1. путём составления отдельного листа ознакомления (удобно, если организация довольно крупная);
  2. путём рассылки графика по электронной почте;
  3. путём вывешивания графика на общий информационный стенд организации.

Сегодня существует ПО, существенно упрощающее жизнь кадровика. Тот же график отпусков в организации, где я работаю, составляется автоматически — в системе SAP.

Безусловно, заявки программа сама не соберёт и не проанализирует, но окажет существенную техническую помощь и, по возможности, укажет на ошибки. К примеру, если новый рабочий период у сотрудника к моменту отпуска ещё не начнётся, а все дни отдыха он использовал, система попросту не даст создать планируемый отпуск. Сведения по каждому человеку вносятся в программу вручную, затем автоматически составляется график, который в электронном виде направляется на подпись и утверждение.Сложно представить работника, который в пылу труда способен забыть о том, когда же для него запланирован отпуск.

Тем не менее закон строго, под угрозой неблагоприятных последствий (норма ч.2 ст. 124 ТК — только способ выражения недовольства сотрудником, но ведь за нарушение трудового законодательства нанимателя и оштрафовать могут) обязывает нанимателя уведомить работников о грядущем отпуске.

Форма уведомления законом не утверждена, поэтому организации вправе использовать самостоятельно разработанные бланки.

Следует лишь отметить, что, как и любое уведомление, это должно быть зарегистрировано в соответствующем журнале.В уведомлении принципиально важно указать на запланированное начало отпуска (не обязательно называть точную дату, можно просто месяц)В нашей организации в отпуск ежемесячно уходит около 20 человек. Поэтому ответственный за эту область работы кадровик уведомляет всех отпускников следующего месяца до 15-го числа текущего, составив одно на всех уведомление в форме таблицы с графами: Ф. И. О., должность, месяц отпуска (из графика), дата ознакомления и подпись.

Таким образом за две недели до ухода будет уведомлен и тот, кто уходит с первых чисел, и тот, кто запланировал начало отпуска на конец месяца.Как отмечалось выше, заявление — довольно спорный документ в случае, если отпуск предусмотрен графиком, и речь в нём идёт о конкретном числе.

Тем не менее заявление очень важно для тех, кто идёт в отпуск вне графика (принятые на работу в текущем году), а также в случае, если в графике указан лишь месяц (нужно уточнить дату начала освобождения от работы).Форма заявления свободная, однако требует от работника обязательного указания на некоторые моменты:

  1. полный отпуск или его часть желает использовать сотрудник («отпуск» — в случае, если полный; «часть отпуска» — в случае, если часть);
  2. количество дней отпуска (если использовать планируется часть; в случае с полным отпуском ничего писать не надо — кадровик посчитает самостоятельно).
  3. дата начала периода освобождения от работы (дата окончания — не обязательно, её рассчитает кадровик, «выбросив» праздничные дни);
  4. вид отпуска (в данном случае — ежегодный оплачиваемый);

В целом реквизиты заявления — те же, что и обычно (как правило, в каждой организации — свои особенности).Самая важная информация в заявлении — дата начала отпуска (в случае с частью отпуска — ещё и количество дней)Порядок обращения заявления в организации:

  • Резолюция руководителя компании.
  • Визирование непосредственным руководством.
  • Исполнение заявления кадровой службой.

В нашей организации оборот заявлений происходит посредством всё той же SAP-системы. Заявление составляется в электронном виде и в первую очередь поступает на проверку кадровику (тот должен заранее проверить его — вдруг что-то не так, и снова придётся запускать «по кругу»).

Затем документ проходит две первые обозначенные выше стадии и возвращается в кадровую службу. Приказ формируется в системе автоматически.Очевидно, что заявление работником должно быть подано заблаговременно — хотя бы за неделю до ухода. Ведь документу потребуется пройти визирование и подписание, а службе кадров предстоит ещё раз проверить право на отпуск и рассчитать количество дней, составить приказ.

Ведь документу потребуется пройти визирование и подписание, а службе кадров предстоит ещё раз проверить право на отпуск и рассчитать количество дней, составить приказ.

Только на основании приказа бухгалтерия выплатит отпускные, а ведь последнее необходимо сделать в строго установленные законом — за три дня.На основании резолюции руководителя на заявлении и графика отпусков кадровая служба готовит приказ — процесс незамысловат, есть специальная форма — Т-6.Форма Т-6 учитывает все возможные варианты предоставления отпуска — неиспользованная часть, основной, дополнительный, без сохранения заработной платыВ приказе уже обязательно указывается индивидуальный трудовой год, даты начала и окончания каждой части отпуска.

Документ подписывается уполномоченным на то руководителем компании и передаётся в бухгалтерию для начисления выплат.Хоть закон прямо и не устанавливает необходимости знакомить работника с распорядительным документом об отпуске, формой графа для этого предусмотрена. Представляется, что сделано это для тех случаев, когда приказ об отпуске издаётся ранее, чем за две недели до планируемого ухода. На практике же приказ чаще издают позже, не ознакомление с приказом нарушением закона о труде не будет.Бланк формы Т-6 содержит графу для ознакомления сотрудника с приказомЕсли имеется необходимость отправить в отпуск сразу двух или более сотрудников, можно использовать форму Т-6а.Форма Т-6а представлена в виде таблицы — для оформления отпуска сразу нескольким сотрудникамПриказом о предоставлении дней отдыха для кадровика дело не заканчивается — предстоит ещё оформить несколько внутренних, но не менее значимых документов (записей):

  • Отпуск должен быть обязательно учтён в табеле учёта рабочего времени за соответствующий месяц (часто табеля также автоматически составляются в специализированых программных системах). Формы для табеля на бумажном носителе — Т-12 и Т-13. Обозначение для трудового отпуска — «ОТ» (основной), «ОД» (дополнительный).Буквенное обозначение основного отпуска — ОТ
  • Для удобства учёта использованных отпускных дней (во времена отсутствия специального ПО) служили карточки формы Т-2. На сегодняшний день мало кто ими пользуется, однако обязанность заполнять документ не отменена. О каждом отпускном периоде в карточку сотрудника вносится запись.Записи об отпуске вносятся в карточку формы Т-2 в соответствующий раздел (расположен на обороте)
  • Записка-расчёт (форма Т-60) — внутренний документ, обеспечивающий коммуникацию между кадровой и бухгалтерской службой по вопросам предоставления и оплаты отпускного периода. Кадровик заполняет лицевую часть документа (вносит сведения о работнике, его должности, а также о периоде предоставления, виде отпуска, количестве дней и т. д.).Лицевую сторону записки-расчёта заполняет специалист по кадрамБухгалтер, в свою очередь, вносит данные, необходимые для расчёта оплаты отпуска, результаты расчёта. Хранится записка-расчёт вместе с ведомостями заработной платы.Оборотную сторону записки-расчётазаполняет бухгалтер

Сотруднику записка-расчёт не выдаётся.

Сведения о начислениях он увидит в расчётном листке, который ему обязана выдать бухгалтерия при начислении очередной заработной платы.Как отмечалось выше, перенос и разделение отпускного периода на части — это действия с графиком отпусков. Если говорить о разделении, то оно может быть произведено непосредственно при составлении графика (в опросный лист и, соответственно, в график вносятся сведения сразу о нескольких частях.

Если говорить о разделении, то оно может быть произведено непосредственно при составлении графика (в опросный лист и, соответственно, в график вносятся сведения сразу о нескольких частях. Если же график уже составлен и утверждён перенос с месяца на месяц, разделение или соединение происходит посредством изменения графика:

  • Сотрудник пишет заявление (как вариант, в случае производственной необходимости, если действие происходит по инициативе нанимателя — докладную записку составляет начальник структурного подразделения).Заявление о переносе отпуска составляется в свободной форме
  • В график вносится запись о переносе отпуска (если части, то это будет именоваться разделением).Запись о переносе отпуска делается в соответствующей графе бланка Т-7
  • Заявление визирует начальник структурного подразделения, резолюцию накладывает руководитель компании (если имеет место докладная записка, с ней нужно ознакомить работника). Таким образом достигается соглашение сторон.

Речь о продлении (а также о переносе) отпуска может идти и в случае, если находясь в уже оформленном отпуске, работник по причине болезни (исполнения государственных обязанностей и пр.

— ст. 124 ТК) не смог использовать часть или все дни отдыха.

В таком случае им в кадровую службу должен быть представлен подтверждающий документ (листок нетрудоспособности, к примеру) и заявление о переносе неиспользованных дней одним из способов:

  1. присоединением к конечной дате первоначального освобождения от работы;
  2. отнесением на более поздний срок.

В случае документально подтверждённой болезни во время отпуска есть два варианта — присоединить эту часть к текущему отпуску или «оставить на потом»На основании одобренного руководителем заявления издаётся приказ.Приказ о переносе (продлении) отпуска оформляется в свободной формеВ случае если отпускные дни перенесены на другой месяц, в графике и карточке Т-2 делается пометка о переносе. Обратите внимание: если табеля учёта рабочего времени за месяц, в котором произошли изменения (отпуск сменился на больничный), уже составлены и исполнены, следует сделать корректировочный табель.

Бухгалтерия на основании корректировочного табеля сделает перерасчёт выплат.Закон очень кратко регламентирует отзыв сотрудников — в ст.

125 ТК этому вопросу посвящены лишь два коротких абзаца.

Тем не менее процедура достаточно сложная. Так, представляется, что отзыв обязательно должен быть обоснован некой производственной причиной.

Но, к сожалению, чёткого представления о роде причин ТК не даёт — инициатору (руководителю структурного подразделения чаще всего) достаточно обосновать необходимость перед руководителем организации и самим работником (ведь необходимо получить согласие последнего).Процедура же отзыва такова:

  • Составление уведомления для работника с указанием причины отзыва, количества дней отзыва и просьбой выразить согласие/несогласие.Об отзыве работника необходимо уведомить — он вправе отказаться без всяких для себя последствий
  • Составление приказа о выходе из отпуска. Форма приказа — свободная.С приказом об отзыве из отпуска работник должен быть ознакомлен под роспись
  • Получение ответа от работника (он может оформить его в виде отдельного документа или в виде записи на уведомлении). Важно чтобы в случае согласия работник распорядился остающимися неиспользованными днями отдыха — назвать конкретную дату ухода в отпуск или оставить для присоединения к отпускному периоду будущего года.В соответствии со ст. 125 ТК неиспользованная в связи отзывом часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год

По аналогии с переносом уже предоставленного отпуска в случае с отзывом:

  1. бухгалтерия производит перерасчёт.
  2. запись об изменениях вносится в график отпусков;
  3. при необходимости делается корректирующий табель;
  4. запись вносится в карточку формы Т-2;

Вызвать работника нельзя из социального, учебного и других видов отпусков; имеются и льготные категории сотрудников (будущие мамы, несовершеннолетние, рабочие вредных производств) — они не подлежат отзыву при любых обстоятельствах.Работа по предоставлению отпусков — цикл действий, производимый по определённым правилам на протяжении всего календарного года. Важный его этап — планирование отпускной кампании, начинается он ещё задолго до начала года.

Сам процесс предоставления отпуска тесно связан с расчётами — важно точно установить рамки индивидуального рабочего года, подсчитать количество дней отпуска.

В процессе исполнения запланированного часто происходят изменения — все они должны быть оформлены в строгом соответствии с процедурой, ведь большинство из них предполагают перерасчёт.Юрист, автор статей на юридическую тематику.

Образование: государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Московский государственный открытый университет».

Как правильно оформить отпуск сотруднику

5426 Содержание страницы Для каждого человека, отпуск – самая ожидаемая и радостная пора.

А для бухгалтерии организаций и предприятий, отпуск персонала – это дополнительная нагрузка по оформлению, правильному начислению и своевременной выдаче отпускных.

Процесс работы с отпускными для бухгалтеров является довольно трудоемким и не простым делом, ведь важно не только верно рассчитать их, согласно специально разработанным алгоритмам, но и правильно документально оформить уход сотрудника в отпуск.

А ведь, как известно, отпуск отпуску – рознь.

Даже обычный стандартный отпуск по графику, имеет несколько подвидов, не говоря уж о том, что существуют и другие виды отпусков. Но – обо всем по порядку. Как хорошо знают кадровые работники и сотрудники бухгалтерских отделов, существует всего три вида законодательно определенных отпусков:

  1. Еще один, всем известный, но значительно реже встречающийся отпуск — без сохранения з/п. Воспользоваться правом на такой отпуск можно как в добровольном порядке, так и при некоторых вынуждающих обстоятельствах.
  2. Внеочередные отпуска, также оплачиваемые – они, как и основной отпуск, могут в некоторых случаях предоставляться работникам ежегодно. Кому, при каких условиях и почему положены такие отпуска, подробно описано в Трудовом кодексе РФ;
  3. Ежегодный отпуск с начислением отпускных – основной и самый распространенный способ отдыха сотрудников;

Прежде чем рассказать о том, как правильно оформить отпускные документы на отпуск работника, рассмотрим, кто имеет на него право. В первую очередь, на плановый отпуск с выплатой соответствующих отпускных имеет право тот сотрудник, который проработал в данной компании не меньше, чем полгода.

Но существует ряд исключений. К ним относятся лица, проработавшие на предприятии меньший период, но уже имеющие законное право на отпуск. В частности, это:

  1. женщины, ожидающие рождения ребенка;
  2. усыновители младенцев в возрасте до 3 месяцев;
  3. персонал вредных производств;
  4. несовершеннолетние, то есть те, кому не исполнилось 18 лет;
  5. работники, трудящиеся в опасных условиях.

Также компания, по просьбе работника и при достижении соответствующей взаимной договоренности, может отпустить его в плановый отпуск, даже если он проработал в ней менее 6 месяцев.

      График отпусков. Если работник, проработал в организации больше одного года, по закону, для него нет никаких ограничений для ухода в плановый отпуск. Для того, чтобы соблюсти данное право всех сотрудников, во многих компаниях заранее прописывается главный регламентирующий документ — . Важно: для того, чтобы избежать недоразумений и конфликтов, график отпусков должен составляться заранее, не позже двух недель до начала нового года. При этом в нем должны быть учтены пожелания сотрудников, специфика работы предприятия и действующие нормативные акты. Руководство в обязательном порядке должно ознакомить с ним всех членов коллектива под роспись. Внимание: отпуск, предоставляемый работнику предприятия ежегодно не должен быть меньше 28 дней (по календарю). Следует учесть тот факт, что в него нельзя включать дни, которые выпадают на праздники.
      Извещение о предоставлении отпуска. Непосредственно за две недели до отпуска того или иного сотрудника, бухгалтерия или кадровик предприятия должны известить его о дате выхода в отпуск в письменной форме под роспись. В дальнейшем, в случае нестыковок это извещение убережет обе стороны от споров и разногласий.

В качестве документов, обосновывающих желание и право человека на ежегодный оплачиваемый отпуск, служат:

  1. заявление, составленное им в произвольной форме;
  2. распоряжение либо со стороны руководства предприятия.

Кадровый специалист обязан внести информацию о периоде отпуска в личную карточку работника. Для существуют специальные формулы. В них учитываются фактически отработанные дни, размер среднего дневного заработка и количество отпускных календарных дней.

Кроме того, бухгалтерия берет в расчет и те дни, когда сотрудник отсутствовал по уважительной причине (больничные, заранее оговоренные отгулы и т.д.) Как гласит закон, иногда очередной плановый отпуск может быть перенесен на другое время в течение текущего календарного года или продлен. Это возможно в том случае, например, если сотрудник компании временно утратил работоспособность или вынужден по независящим от него причинам выполнять свои служебные обязанности в период отпуска. Иногда допустимы исключительные ситуации, когда отпуск переносится на следующий календарный год, к примеру, если отсутствие сотрудника в данный отпускной период может негативно сказаться на внутренних производственных процессах предприятия, но подобный перенос возможен только при добровольном согласии человека.

Важно: если сложилось так, что отпуск перенесен на следующий календарный год, то непременным условием будет то, что он обязательно должен быть в течение него использован. Довольно часто на предприятиях практикуется раздел отпуска на части.

Данное решение принимается при добровольном согласии со стороны сотрудника и работодателя. Как правило, 28 дней отпуска делятся на двухнедельные периоды, но, по сути дела, закон никак не ограничивает количество частей, на которые можно эти 28 дней делить. Главное условие – чтобы хотя бы одна часть составляла 14 дней.

Бывает так, что в связи с острой производственной необходимостью, руководству компании требуется срочно . Сделать это законно вполне возможно, только для этого обязательно потребуется письменное согласие отзываемого. При этом, неиспользованную часть отпуска придется в будущем предоставить данному человеку в любое удобное лично для него время или же, при соглашении сторон, присоединить к отпуску следующего года.

В некоторых случаях, по просьбе сотрудника, часть отпуска можно заменить денежной выплатой. Например, это можно сделать тогда, когда сверх установленных законом 28 дней, ему полагается дополнительный отпуск.

Исключения здесь существуют только для беременных женщин, тех, кому нет 18 лет и людей, занятых на вредных производствах – им по закону такая замена запрещена.

Такие ситуации, когда работник предприятия по каким-то личным мотивам вынужден уйти в во внеочередной отпуск без сохранения зарплаты встречаются нередко. Что ему для этого нужно? Всего лишь составить заявление с аргументированной просьбой о дополнительном отпуске.

Закон не устанавливает четких временных рамок подобных отпусков, поэтому срок отпуска оговаривается руководством организации с каждым конкретным человеком персонально. При этом следует помнить о том, что работодатель может как пойти навстречу сотруднику, так и отказать ему. Исключения, т. е. те категории работников, кому нельзя отказывать в праве во внеочередной отпуск:

  1. люди с ограниченными возможностями, инвалиды;
  2. пенсионеры по возрасту;
  3. участники ВОВ;
  4. супруги и родители тех военнослужащих, которые погибли при исполнении обязанностей.
  5. сотрудники с уважительными причинами, такими как рождение ребенка, вступление в брак, утрата близких людей и т.п.;

Эти и еще некоторые другие случаи по ТК РФ, являются причинами, не позволяющими руководству компаний отказывать в предоставлении дополнительных отпусков.

Как видно из всего вышесказанного, сроки и порядок предоставления и оформления отпусков происходят в разных ситуациях по-разному.